アドホックレポートとは

アドホックレポートは、一定の間隔や定期的なレポートの一部としてではなく、特定の情報要求に応じて作成されるレポートです。 スーパーバイザーは、さまざまな理由でそのようなレポートを要求でき、通常、営業日の終わりまでにレポートを提出するよう要求するなど、完了までの時間枠を提供します。 このようなレポートの作成を支援するツールは、ビジネスの性質とリクエストに応じて利用できます。

ラテン語の「アドホック」とは、「このため」を意味し、レポートが特定の目的のために委託され、特定のトピックを網羅しているという考えを指します。 アドホックレポートのリクエストには、販売データ、従業員のパフォーマンスなどの内部情報が含まれる場合があります。 また、変化する市場状況、消費者の期待、その他のトピックに関するデータなどの外部情報を含めることもできます。 アドホックレポートのリクエストが行われる場合、レポートに何が期待されるかについての詳細な議論を含める必要があります。

秘書やその他の管理者は通常、この種の作業を任されています。 彼らは企業データベースからデータを収集し、業界誌やニュースレポートのレビューなどの外部調査を行っています。 多くの場合、ソフトウェアプログラムには、レポートをすばやく生成するために使用できるテンプレートがあります。 これらはデータベースと連携して、チャート、グラフ、およびその他の視覚的なデータのプレゼンテーションを生成し、人にプレゼンテーションを最初から作成させるのではなく、データベースに直接描画することができます。

アドホックレポートを要求する理由には、新製品とサービスを立ち上げるための探索的計画、予備的な市場調査、ビジネス慣行と計画のオーバーホールの準備が含まれます。 すべての場合において、初期データは、処理方法を決定する必要がある担当者のガイドとして機能します。 アドホックレポートでは、特定の問題を特定でき、追求または回避すべき活動を強調します。 たとえば、このレポートでは、業界標準が変更されようとしているため、既存の標準への準拠を促進するように設計されたシステムに投資することは賢明ではありません。

アドホックレポートは短期間で注文されますが、専門的なプレゼンテーション標準に準拠する必要があります。 これには、タイプミス、ミス、読みやすさの校正、ドキュメントの適切なフォーマット設定、およびレポートを発行するために会社が設定した内部標準に従うことが含まれます。 テンプレートを使用すると、テンプレートに情報を挿入して、レポートが使い慣れた全体構造に沿っていることを確認できます。