Hvad er en ad hoc-rapport?
En ad hoc-rapport er en rapport, som en person opretter som svar på en specifik anmodning om information, snarere end med bestemte intervaller eller som en del af rutinemæssig rapportering. Vejledere kan anmode om sådanne rapporter af forskellige årsager og normalt giver en tidsramme for færdiggørelse, f.eks. En anmodning om, at rapporten indsendes inden udgangen af arbejdsdagen. Værktøjer til hjælp med oprettelse af sådanne rapporter er tilgængelige afhængigt af virksomhedens art og anmodningen.
Den latinske sætning "ad hoc" betyder "for dette", der henviser til ideen om, at rapporten er bestilt til et bestemt formål og dækker et specifikt emne. En anmodning om en ad hoc-rapport kan omfatte interne oplysninger såsom salgsdata, medarbejdernes præstation osv. Det kan også omfatte ekstern information, såsom data om ændrede markedsforhold, forbrugernes forventninger og andre emner. Når der anmodes om en ad hoc-rapport, skal den indeholde en detaljeret drøftelse af, hvad der forventes i rapporten.
Sekretærer og andet administrativt personale får normalt denne slags arbejde. De indsamler data fra virksomhedsdatabaser og ekstern forskning som gennemgang af handelspublikationer og nyhedsrapporter. Softwareprogrammer har ofte skabeloner, som folk kan bruge til hurtigt at generere rapporter. Disse kan binde sig sammen med databaser for at give mulighed for generering af diagrammer, grafer og andre visuelle præsentationer af data, tegning direkte på databasen snarere end at tvinge personen til at oprette præsentationen fra bunden.
Nogle grunde til at anmode om en ad hoc-rapport kan omfatte sonderende planer for lancering af nye produkter og tjenester, foreløbig markedsundersøgelse og forberedelse til eftersyn af forretningspraksis og planer. I alle tilfælde fungerer indledende data som en vejledning for personale, der har brug for at træffe beslutninger om, hvordan de skal gå videre. Ad hoc-rapporten kan identificere bestemte problemer og vil fremhæve aktiviteter, der skal forfølges eller undgå. For eksempel kan rapporten vise, at industristandarder er ved at ændre sig, hvilket gør det uklokt at investere i et system designet til at lette overholdelsen af eksisterende standarder, fordi virksomheden skulle opgradere i den nærmeste fremtid.
Mens en ad hoc-rapport bestilles inden for en kort periode, er den stadig nødt til at overholde de professionelle præsentationsstandarder. Dette inkluderer korrekturlæsning for skrivefejl, fejl og læsbarhed, formatering af dokumentet korrekt og efter eventuelle interne standarder, der er sat af virksomheden til udstedelse af rapporter. At have en skabelon kan hjælpe med dette, da det er muligt at indsætte oplysninger i skabelonen for at sikre, at rapporten følger en velkendt samlet struktur.