¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?
Un flujo de trabajo de aprobación es un proceso comercial que requiere la aprobación de otro empleado, como un gerente, antes de continuar o completar. Los flujos de trabajo de aprobación de ejemplo incluyen que un miembro del departamento legal firme un nuevo anuncio antes de que se imprima o requiera la aprobación del gerente para los gastos de los empleados que excedan una cierta cantidad. Muchas compañías utilizan el software de flujo de trabajo comercial para automatizar los flujos de trabajo de aprobación.
Los flujos de trabajo de aprobación pueden ser tan específicos como sea necesario. Los criterios para un proceso de flujo de trabajo de aprobación pueden incluir montos de transacciones, el valor potencial de una venta y el tipo de empleado que maneja la tarea. Otros problemas que pueden desencadenar una aprobación incluyen el tiempo que un empleado ha trabajado para la empresa o la naturaleza de la tarea que está realizando un empleado. También se pueden combinar múltiples criterios para activar una aprobación.
Dentro del software de flujo de trabajo, un flujo de trabajo de aprobación puede activar una serie de alertas. La persona que debe otorgar la aprobación puede rEceive un correo electrónico, un mensaje de texto, una alerta emergente o un mensaje dentro del mismo software. La tarea o documento que necesita aprobación puede congelarse hasta que se apruebe o puede permanecer disponible para la edición de otros. El aprobador puede aprobar la solicitud, negarla o transmitirla a otro empleado. En algunos sistemas, un flujo de trabajo de aprobación puede requerir múltiples aprobaciones. Por ejemplo, una vez que un gerente aprueba un contrato, puede requerir la aprobación de un abogado de la compañía.
Se deben tener en cuenta múltiples eventualidades al construir un flujo de trabajo de aprobación. Por ejemplo, las aprobaciones deben tener plazos, después de lo cual la solicitud de aprobación se transmite a otro posible aprobador. Los plazos deben tener en cuenta la prioridad de la tarea y otros plazos conectados. Por ejemplo, si un gráfico debe estar en la impresora antes del viernes para estar listo para una próxima feria, el COMEl flujo de trabajo de aprobación de Plete relacionado con ese gráfico debe completarse antes del viernes. El software de flujo de trabajo también debe tener en cuenta las vacaciones y los días de enfermedad de los aprobadores, por lo que las solicitudes de aprobación no languidecen.
Un flujo de trabajo de aprobación puede agregar valor a un flujo de trabajo creativo o comercial existente. Puede crear consistencia al requerir siempre la aprobación cuando se cumplen ciertas condiciones, en lugar de confiar en la memoria humana para recordar cuándo y a quién buscar la aprobación. Un flujo de trabajo de aprobación también puede garantizar que los nuevos empleados sin experiencia no cometan ciertos errores costosos. Puede ayudar a garantizar que los empleados sin escrúpulos no puedan procesar ventas falsas o evitar procedimientos establecidos también.