Was ist ein Genehmigungsworkflow?
Ein Genehmigungsworkflow ist ein Geschäftsprozess, der die Genehmigung eines anderen Mitarbeiters erfordert, z. B. eines Managers, bevor er fortgesetzt oder abgeschlossen werden kann. Beispiele für Genehmigungs-Workflows sind das Abzeichnen einer neuen Anzeige durch ein Mitglied der Rechtsabteilung, bevor sie gedruckt wird, oder das Erfordernis der Genehmigung des Managers für Mitarbeiterausgaben, die einen bestimmten Betrag überschreiten. Viele Unternehmen verwenden Business Workflow-Software, um Genehmigungs-Workflows zu automatisieren.
Genehmigungsworkflows können so spezifisch wie nötig sein. Kriterien für einen Genehmigungs-Workflow-Prozess können Transaktionsbeträge, der potenzielle Wert eines Verkaufs und der Typ des Mitarbeiters sein, der die Aufgabe bearbeitet. Andere Probleme, die eine Genehmigung auslösen können, umfassen die Zeitspanne, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen gearbeitet hat, oder die Art der Aufgabe, die ein Mitarbeiter ausführt. Es können auch mehrere Kriterien kombiniert werden, um eine Genehmigung auszulösen.
In der Workflow-Software kann ein Genehmigungs-Workflow eine Reihe von Warnungen auslösen. Die Person, die die Genehmigung erteilen muss, kann eine E-Mail, eine Textnachricht, eine Popup-Warnung oder eine Nachricht innerhalb der Software selbst erhalten. Die genehmigungsbedürftige Aufgabe oder das genehmigungsbedürftige Dokument kann eingefroren werden oder für die Bearbeitung durch andere Personen verfügbar bleiben. Der Genehmigende kann die Anfrage genehmigen, ablehnen oder an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten. In einigen Systemen sind für einen Genehmigungsworkflow möglicherweise mehrere Genehmigungen erforderlich. Wenn ein Manager beispielsweise einen Vertrag genehmigt, muss er möglicherweise von einem Anwalt des Unternehmens genehmigt werden.
Beim Erstellen eines Genehmigungsworkflows sollten mehrere Eventualitäten berücksichtigt werden. Beispielsweise sollten Genehmigungen Fristen haben, nach denen der Genehmigungsantrag an einen anderen potenziellen Genehmiger weitergeleitet wird. Fristen sollten die Priorität der Aufgabe und andere damit verbundene Fristen berücksichtigen. Wenn beispielsweise eine Grafik bis Freitag am Drucker sein muss, um für eine bevorstehende Messe bereit zu sein, muss der vollständige Genehmigungsworkflow für diese Grafik bis Freitag abgeschlossen sein. Die Workflow-Software sollte auch die Ferien und Krankheitstage der Genehmigenden berücksichtigen, damit Genehmigungsanfragen nicht ins Stocken geraten.
Ein Genehmigungsworkflow kann einen Mehrwert für ein vorhandenes Motiv oder einen vorhandenen Geschäftsworkflow bieten. Dies kann zu Konsistenz führen, indem immer eine Genehmigung erforderlich ist, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, anstatt sich auf das menschliche Gedächtnis zu verlassen, um sich zu erinnern, wann und von wem eine Genehmigung eingeholt werden soll. Ein Genehmigungs-Workflow kann auch sicherstellen, dass neue, unerfahrene Mitarbeiter keine kostspieligen Fehler machen. Dies kann dazu beitragen, dass skrupellose Mitarbeiter keine falschen Verkäufe abwickeln oder etablierte Verfahren umgehen können.