承認ワークフローとは何ですか？

承認ワークフローは、続行または完了する前に、マネージャーなどの別の従業員の承認を必要とするビジネスプロセスです。 承認ワークフローの例には、法務部のメンバーが新しい広告を印刷する前にサインオフすることや、一定額を超える従業員費用のマネージャー承認を要求することが含まれます。 多くの企業は、ビジネスワークフローソフトウェアを使用して承認ワークフローを自動化します。

承認ワークフローは、必要に応じて具体的にすることができます。 承認ワークフロープロセスの基準には、取引金額、販売の潜在的価値、タスクを処理する従業員のタイプが含まれる場合があります。 承認を引き起こす可能性のある他の問題には、従業員が会社で働いた時間の長さ、または従業員が実行しているタスクの性質が含まれます。 複数の基準を組み合わせて承認をトリガーすることもできます。

ワークフローソフトウェア内で、承認ワークフローは多くのアラートをトリガーできます。 承認を必要とする人は、電子メール、テキストメッセージ、ポップアップアラート、またはソフトウェア自体のメッセージを受信する場合があります。 承認が必要なタスクまたはドキュメントは、承認されるまで凍結されるか、他のユーザーが編集できる状態のままになる場合があります。 承認者は、リクエストを承認、拒否、または別の従業員に渡すことができます。 一部のシステムでは、1つの承認ワークフローで複数の承認が必要になる場合があります。 たとえば、マネージャーが契約を承認すると、会社の弁護士の承認が必要になる場合があります。

承認ワークフローを構築する際には、複数の偶発性を考慮する必要があります。 たとえば、承認には期限があり、その後、承認のリクエストは別の承認者に渡されます。 締め切りは、タスクの優先度と他の関連する締め切りを考慮する必要があります。 たとえば、来たる見本市の準備をするために金曜日までにグラフィックをプリンタに置く必要がある場合、そのグラフィックに関連する完全な承認ワークフローは金曜日までに完了する必要があります。 また、ワークフローソフトウェアは、承認者の休暇や病気の日を認識して、承認要求がだるさないようにする必要があります。

承認ワークフローは、既存のクリエイティブまたはビジネスワークフローに価値を追加できます。 いつ、誰から承認を求めるかを人間の記憶に頼るのではなく、特定の条件が満たされたときに常に承認を要求することにより、一貫性を実現できます。 承認ワークフローは、経験の浅い新しい従業員が特定のコストのかかる間違いをしないことを保証することもできます。 これにより、不正な従業員が偽の販売を処理したり、確立された手順をバイパスしたりすることができなくなります。