Wat is een goedkeuringswerkstroom?
Een goedkeuringswerkstroom is een bedrijfsproces waarvoor de goedkeuring van een andere medewerker, zoals een manager, vereist is voordat deze wordt voortgezet of voltooid. Voorbeelden van goedkeuringsworkflows zijn onder meer dat een lid van de juridische afdeling zich moet afmelden voor een nieuwe advertentie voordat deze wordt afgedrukt of goedkeuring van de manager vereist voor personeelskosten die een bepaald bedrag overschrijden. Veel bedrijven gebruiken zakelijke workflowsoftware om goedkeuringsworkflows te automatiseren.
Goedkeuringsworkflows kunnen zo specifiek zijn als nodig. Criteria voor een goedkeuringswerkstroomproces kunnen transactiebedragen, de potentiële waarde van een verkoop en het type medewerker zijn dat de taak uitvoert. Andere problemen die een goedkeuring kunnen veroorzaken, zijn de duur van een medewerker die voor het bedrijf heeft gewerkt of de aard van de taak die een medewerker uitvoert. Meerdere criteria kunnen worden gecombineerd om ook een goedkeuring te activeren.
Binnen workflowsoftware kan een goedkeuringsworkflow een aantal waarschuwingen activeren. De persoon die goedkeuring moet verlenen, kan een e-mail, een sms, een pop-upwaarschuwing of een bericht in de software zelf ontvangen. De taak of het document dat moet worden goedgekeurd, kan worden bevroren totdat deze is goedgekeurd of beschikbaar blijven voor bewerking door anderen. De goedkeurder kan het verzoek goedkeuren, weigeren of doorgeven aan een andere werknemer. In sommige systemen kan één goedkeuringswerkstroom meerdere goedkeuringen vereisen. Zodra een manager bijvoorbeeld een contract goedkeurt, kan hij vervolgens goedkeuring van een bedrijfsadvocaat vereisen.
Bij het bouwen van een goedkeuringsworkflow moet rekening worden gehouden met meerdere eventualiteiten. Goedkeuringen moeten bijvoorbeeld deadlines hebben, waarna het goedkeuringsverzoek wordt doorgegeven aan een andere potentiële goedkeurder. Bij deadlines moet rekening worden gehouden met de prioriteit van de taak en andere verbonden deadlines. Als een afbeelding bijvoorbeeld vóór vrijdag bij de printer moet zijn om klaar te zijn voor een aankomende beurs, moet de volledige goedkeuringsworkflow met betrekking tot die afbeelding vóór vrijdag zijn voltooid. De workflowsoftware moet ook op de hoogte zijn van de vakanties en ziektedagen van goedkeurders, zodat goedkeuringsverzoeken niet wegkwijnen.
Een goedkeuringsworkflow kan waarde toevoegen aan een bestaande creatieve of zakelijke workflow. Het kan consistentie creëren door altijd goedkeuring te vereisen wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, in plaats van te vertrouwen op menselijk geheugen om te onthouden wanneer en van wie goedkeuring moet worden gevraagd. Een goedkeuringswerkstroom kan ook garanderen dat nieuwe, onervaren werknemers bepaalde kostbare fouten niet maken. Het kan helpen ervoor te zorgen dat gewetenloze werknemers ook geen valse verkopen kunnen verwerken of gevestigde procedures kunnen omzeilen.