Vad är ett godkännande arbetsflöde?
Ett arbetsflöde för godkännande är en affärsprocess som kräver godkännande av en annan anställd, t.ex. en chef, innan du fortsätter eller slutför. Exempel på arbetsflöden för godkännande inkluderar att en medlem av den juridiska avdelningen loggar av på en ny annons innan den går ut på tryck eller kräver chefsgodkännande för anställdskostnader som överstiger ett visst belopp. Många företag använder arbetsflödesmjukvara för att automatisera godkännandearbetsflöden.
Godkännande arbetsflöden kan vara så specifika som nödvändigt. Kriterier för en godkänd arbetsflödesprocess kan innehålla transaktionsbelopp, en försäljnings potentiella värde och typen av anställd som hanterar uppgiften. Andra frågor som kan utlösa ett godkännande inkluderar hur länge en anställd har arbetat för företaget eller arten av uppgiften en anställd utför. Flera kriterier kan också kombineras för att utlösa ett godkännande.
Inom arbetsflödesmjukvara kan ett godkännande arbetsflöde utlösa ett antal varningar. Den som måste bevilja godkännande kan få ett e-postmeddelande, ett textmeddelande, en popup-varning eller ett meddelande i själva programvaran. Uppgiften eller dokumentet som behöver godkännande kan frysas tills det godkänns eller det kan förbli tillgängligt för redigering av andra. Godkännaren kan godkänna begäran, avslå den eller vidarebefordra den till en annan anställd. I vissa system kan ett arbetsflöde för godkännande kräva flera godkännanden. När en chef till exempel godkänner ett kontrakt kan det till exempel kräva godkännande från en advokat.
Flera eventualiteter bör beaktas när man bygger ett godkännande arbetsflöde. Till exempel bör godkännanden ha tidsfrister, varefter begäran om godkännande överförs till en annan potentiell godkännare. Tidsfrister bör ta hänsyn till uppgifternas prioritering och andra anslutna tidsfrister. Till exempel, om en grafik måste vara på skrivaren senast på fredag för att vara redo för en kommande mässa, måste det kompletta godkännande-arbetsflödet relaterat till den grafiken slutföras till fredag. Arbetsflödesmjukvaran bör också vara medveten om godkännarnas semester och sjukdagar så att godkännandebegäranden inte försvinner.
Ett godkännande-arbetsflöde kan lägga till värde till ett befintligt annons- eller affärsflöde. Det kan skapa konsistens genom att alltid kräva godkännande när vissa villkor är uppfyllda, istället för att förlita sig på mänskligt minne för att komma ihåg när och från vem man ska söka godkännande. Ett godkännande arbetsflöde kan också garantera att nya, oerfarna anställda inte gör vissa kostsamma misstag. Det kan hjälpa till att säkerställa att skrupelfria anställda inte kan bearbeta falsk försäljning eller kringgå etablerade rutiner också.