Hva er en godkjenningsflyt?
En godkjenningsarbeidsflyt er en forretningsprosess som krever godkjenning av en annen ansatt, for eksempel en leder, før du fortsetter eller fullfører. Eksempel på arbeidsflyt for godkjenning inkluderer at et medlem av den juridiske avdelingen melder seg av på en ny annonse før den går ut på trykk eller krever ledergodkjenning for ansattes utgifter som overstiger et visst beløp. Mange selskaper bruker arbeidsflytprogramvare for å automatisere godkjenningsarbeidsflyter.
Godkjennelsesarbeidsflyter kan være så spesifikke som nødvendig. Kriterier for en godkjent arbeidsflytprosess kan inkludere transaksjonsbeløp, potensielle verdier for et salg og typen ansatt som håndterer oppgaven. Andre problemer som kan utløse en godkjenning inkluderer hvor lang tid en ansatt har jobbet for selskapet eller arten av oppgaven en ansatt utfører. Flere kriterier kan også kombineres for å utløse en godkjenning.
Innenfor arbeidsflytprogramvare kan en godkjenningsarbeidsflyt utløse et antall varsler. Personen som må gi godkjenning kan motta en e-post, en tekstmelding, et popup-varsel eller en melding i selve programvaren. Oppgaven eller dokumentet som trenger godkjenning, kan fryses til den er godkjent, eller den kan forbli tilgjengelig for redigering av andre. Godkjenneren kan godkjenne forespørselen, avslå den eller gi den videre til en annen ansatt. I noen systemer kan en godkjenningsarbeidsflyt kreve flere godkjenninger. Når for eksempel en leder godkjenner en kontrakt, kan den kreve godkjenning fra en advokat.
Flere eventualiteter bør tas i betraktning når du bygger en godkjenningsarbeidsflyt. Godkjenninger skal for eksempel ha frister, hvoretter forespørselen om godkjenning blir gitt videre til en annen potensiell godkjenner. Frister bør ta hensyn til oppgavens prioritet og andre tilkoblede frister. For eksempel, hvis en grafikk må være på skriveren innen fredag for å være klar for et kommende messe, må den komplette godkjenningsarbeidsflyten relatert til grafikken fullføres innen fredag. Arbeidsflytprogramvaren bør også være oppmerksom på godkjennernes ferier og sykedager, slik at godkjenningsforespørsler ikke forsvinner.
En godkjenningsarbeidsflyt kan tilføre verdi til en eksisterende reklame- eller forretningsflyt. Det kan skape konsistens ved alltid å kreve godkjenning når visse betingelser er oppfylt, i stedet for å stole på menneskets minne for å huske når og fra hvem de skal søke godkjenning. En godkjent arbeidsflyt kan også garantere at nye, uerfarne ansatte ikke gjør visse kostbare feil. Det kan bidra til å sikre at skruppelløse ansatte ikke kan behandle falske salg eller omgå også etablerte prosedyrer.