Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation?
Un workflow d'approbation est un processus technique qui requiert l'approbation d'un autre employé, tel qu'un responsable, avant de poursuivre ou de terminer. Un exemple de flux de travaux d'approbation consiste à demander à un membre du service juridique de signer une nouvelle annonce avant son impression ou à demander l'approbation du responsable pour les dépenses d'employé dépassant un certain montant. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de flux de travail pour automatiser les flux de travail d'approbation.
Les flux de travaux d'approbation peuvent être aussi spécifiques que nécessaire. Les critères d'un processus de workflow d'approbation peuvent inclure les montants des transactions, la valeur potentielle d'une vente et le type d'employé traitant de la tâche. Une autre question pouvant déclencher une approbation est la durée de travail d'un employé pour l'entreprise ou la nature de la tâche exécutée par un employé. Plusieurs critères peuvent également être combinés pour déclencher une approbation.
Dans le logiciel de workflow, un workflow d'approbation peut déclencher un certain nombre d'alertes. La personne qui doit donner son approbation peut recevoir un courrier électronique, un message texte, une alerte contextuelle ou un message dans le logiciel même. La tâche ou le document nécessitant une approbation peut être gelé jusqu'à ce qu'il soit approuvé ou il peut rester disponible pour édition par d'autres. L'approbateur peut approuver la demande, la refuser ou la transmettre à un autre employé. Dans certains systèmes, un flux de travaux d'approbation peut nécessiter plusieurs approbations. Par exemple, une fois qu'un gestionnaire a approuvé un contrat, il peut alors nécessiter l'approbation d'un avocat de la société.
Plusieurs éventualités doivent être prises en compte lors de la création d'un flux de travaux d'approbation. Par exemple, les approbations devraient avoir des délais, après quoi la demande d'approbation est transmise à un autre approbateur potentiel. Les échéances doivent tenir compte de la priorité de la tâche et des autres échéances connexes. Par exemple, si un graphique doit être chez l'imprimante le vendredi pour pouvoir être prêt pour un prochain salon, le processus complet d'approbation associé à ce graphique doit être terminé au plus tard le vendredi. Le logiciel de flux de travail doit également être au courant des vacances et des congés de maladie des approbateurs pour que les demandes d'approbation ne restent pas vides.
Un workflow d'approbation peut ajouter de la valeur à une création existante ou à un workflow d'entreprise. Cela peut créer une cohérence en exigeant toujours l'approbation lorsque certaines conditions sont remplies, au lieu de compter sur la mémoire humaine pour se souvenir quand et auprès de qui demander l'approbation. Un processus d'approbation peut également garantir que les nouveaux employés inexpérimentés ne commettent pas certaines erreurs coûteuses. Cela peut aider à éviter que des employés peu scrupuleux ne traitent de fausses ventes ou ne contournent pas les procédures établies.