Co je to pracovní postup schvalování?
Pracovní postup schvalování je obchodní proces, který před pokračováním nebo dokončením vyžaduje schválení jiného zaměstnance, například manažera. Příkladem pracovních postupů schvalování je nechat člena právního oddělení odhlásit se na nové reklamě před tím, než půjde k tisku, nebo vyžadovat schválení manažera pro výdaje zaměstnance, které přesahují určitou částku. Mnoho společností používá software podnikového pracovního postupu k automatizaci pracovních postupů schvalování.
Pracovní postupy schvalování mohou být podle potřeby specifické. Kritéria pro proces pracovního postupu schvalování mohou zahrnovat částky transakcí, potenciální hodnotu prodeje a typ zaměstnance, který úlohu řeší. K dalším problémům, které mohou vést ke schválení, patří doba, po kterou zaměstnanec pracoval pro společnost, nebo povaha úkolu, který zaměstnanec plní. Ke spuštění schválení lze také kombinovat více kritérií.
V rámci softwaru pracovního postupu může pracovní postup schvalování vyvolat řadu výstrah. Osoba, která musí udělit schválení, může obdržet e-mail, textovou zprávu, vyskakovací upozornění nebo zprávu v rámci samotného softwaru. Úkol nebo dokument, který potřebuje schválení, mohou být zmrazeny až do schválení nebo mohou zůstat k dispozici dalším uživatelům k úpravám. Schvalovatel může žádost schválit, zamítnout nebo ji předat jinému zaměstnanci. V některých systémech může jeden pracovní postup schvalování vyžadovat více schválení. Například, jakmile manažer schválí smlouvu, pak může vyžadovat schválení od právního zástupce společnosti.
Při sestavování pracovního postupu schvalování by se mělo brát v úvahu více možností. Například schválení by měla mít lhůty, po kterých bude žádost o schválení předána jinému potenciálnímu schvalovateli. Lhůty by měly zohledňovat prioritu úkolu a další související lhůty. Například pokud musí být grafika v tiskárně do pátku, aby byla připravena na nadcházející veletrh, musí být do pátku dokončen celý pracovní postup schvalování související s touto grafikou. Software pracovního postupu by si měl být rovněž vědom dovolených a nemocných dnů schvalovačů, aby žádosti o schválení nezmizely.
Pracovní postup schvalování může přidat hodnotu existujícímu pracovnímu postupu kreativy nebo firmy. Může zajistit soudržnost tím, že bude vždy vyžadovat schválení, jsou-li splněny určité podmínky, namísto spoléhat se na lidskou paměť, aby si pamatovalo, kdy a od koho se má schválení žádat. Pracovní postup schvalování může také zaručit, že noví nezkušení zaměstnanci nedělají určité nákladné chyby. Může pomoci zajistit, aby bezohlední zaměstnanci nemohli zpracovat falešný prodej ani obejít zavedené postupy.