¿Qué es una pista de auditoría?
El término Audit Trail se usa en más de una aplicación en el mundo de los negocios de hoy. Históricamente, una ruta de auditoría tenía que ver con poder proporcionar un historial completo de cualquier transacción financiera dada. La idea era poder identificar cada paso en el proceso desde el inicio de la transacción hasta la finalización de la transacción. Por lo general, este proceso tuvo lugar al poder producir documentos en papel que mostraron el progreso de la transacción de principio a fin. Hoy, un rastro de auditoría también tiene que ver con el rastreo de datos en forma electrónica, con las transacciones no necesariamente limitadas a datos financieros.
Una ruta de auditoría de cualquier tipo incluirá un intento de establecer una lista cronológica de pasos necesarios para comenzar la transacción, así como para completarla. Los senderos de auditoría pueden ser muy simplistas o extremadamente complicados, dependiendo de la cantidad de pasos involucrados con la transacción. Por ejemplo, conLos conducir una ruta de auditoría en una factura emitida por un proveedor sería un proceso relativamente simple.
Comenzando con la recepción de la factura, el documento se rastrea a través de cuentas por pagar, hasta la emisión de un cheque o pago electrónico para resolver la deuda. Al mismo tiempo, crear un rastro auditado para permitir la reconstrucción de un proceso de fabricación puede contener muchos más pasos y ser muy difícil de seguir.
Un auditor puede optar por comenzar el proceso de crear una ruta de auditoría desde el principio o la finalización de la transacción bajo consideración. A menudo, comenzar el proceso de auditoría con la fase completa más reciente y trabajar hacia atrás es un medio eficiente para establecer la pista de auditoría. Sin embargo, cuando tanto el punto inicial como el punto de finalización están bien establecidos, es posible acercarse a la ruta de auditoría desde ambos extremosSimultáneamente, simplemente llenando los pasos que ocurren entre el inicio y los pasos de finalización de la transacción.
El uso de una ruta de auditoría a menudo puede ser una herramienta efectiva para administrar los recursos financieros y de otro tipo de una empresa u organización. El proceso de identificación de la ruta de auditoría puede ayudar a identificar pasos dentro del proceso que fueron innecesarios y que pueden eliminarse en futuras transacciones. Otra aplicación importante de la ruta de auditoría es que el proceso puede descubrir intentos de manipular el perfil financiero de la entidad, tal vez en un intento por encubrir el hecho de que faltan fondos o se les apropiado mal de alguna manera. Básicamente, la ruta de auditoría es un dispositivo útil para garantizar que las transacciones se realicen sin problemas y honestamente, con la menor cantidad de pasos necesarios empleados en el proceso.