Was ist ein Audit Trail?
Der Begriff Audit Trail wird in der heutigen Geschäftswelt in mehr als einer Anwendung verwendet. Historisch gesehen hatte ein Audit-Trail damit zu tun, einen vollständigen Verlauf einer bestimmten Finanztransaktion liefern zu können. Die Idee war, jeden Schritt im Prozess von der Initiierung der Transaktion bis zum Abschluss der Transaktion identifizieren zu können. In der Regel wurde dieser Prozess durchgeführt, indem Papierdokumente erstellt wurden, die den Fortschritt der Transaktion von Anfang bis Ende zeigten. Ein Audit-Trail hat heute auch mit der Verfolgung von Daten in elektronischer Form zu tun, wobei sich die Transaktionen nicht unbedingt auf Finanzdaten beschränken müssen.
Ein Audit-Trail jeglicher Art beinhaltet den Versuch, eine chronologische Liste der Schritte zu erstellen, die erforderlich waren, um die Transaktion zu starten und zum Abschluss zu bringen. Audit Trails können sehr einfach oder sehr kompliziert sein, abhängig von der Anzahl der mit der Transaktion verbundenen Schritte. Beispielsweise wäre die Durchführung eines Audit Trails für eine von einem Lieferanten ausgestellte Rechnung ein relativ einfacher Vorgang.
Ab dem Eingang der Rechnung wird der Beleg über die Kreditorenbuchhaltung bis zur Ausstellung eines Schecks oder einer elektronischen Zahlung zur Begleichung der Forderung nachverfolgt. Gleichzeitig kann die Erstellung eines geprüften Trails für die Rekonstruktion eines Herstellungsprozesses viel mehr Schritte enthalten und sehr schwer zu befolgen sein.
Ein Prüfer kann sich dafür entscheiden, den Prozess der Erstellung eines Prüfpfads entweder vom Beginn oder vom Abschluss der betreffenden Transaktion an zu beginnen. Oft ist es ein effizientes Mittel, den Audit-Trail zu erstellen, wenn der Audit-Prozess mit der letzten abgeschlossenen Phase begonnen wird und rückwärts gearbeitet wird. Wenn jedoch sowohl der Anfangspunkt als auch der Abschlusspunkt gut festgelegt sind, ist es möglich, den Prüfpfad von beiden Enden gleichzeitig anzufahren, indem einfach die Schritte zwischen dem Start- und dem Endschritt der Transaktion eingegeben werden.
Die Verwendung eines Prüfpfads kann häufig ein wirksames Instrument für die Verwaltung der finanziellen und sonstigen Ressourcen eines Unternehmens oder einer Organisation sein. Der Prozess des Identifizierens des Prüfpfads kann in der Tat dazu beitragen, Schritte innerhalb des Prozesses zu identifizieren, die unnötig waren und die bei zukünftigen Transaktionen beseitigt werden können. Eine weitere wichtige Anwendung des Prüfpfads besteht darin, dass durch das Verfahren Versuche aufgedeckt werden können, das Finanzprofil des Unternehmens zu manipulieren, um möglicherweise den Umstand zu vertuschen, dass Mittel fehlen oder auf irgendeine Weise zweckentfremdet wurden. Grundsätzlich ist der Audit-Trail ein hilfreiches Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass Transaktionen reibungslos und ehrlich durchgeführt werden und dabei nur wenige Schritte erforderlich sind.