Co je to Audit Trail?

Pojem audit trail se v dnešním obchodním světě používá ve více než jedné aplikaci. Historicky se audit trail týkal možnosti poskytnout úplnou historii jakékoli dané finanční transakce. Nápad měl být schopen identifikovat každý krok v procesu od zahájení transakce až po dokončení transakce. Obvykle k tomuto procesu došlo tím, že bylo možné vytvářet papírové dokumenty, které ukazovaly průběh transakce od začátku do konce. V dnešní době se audit trail také týká trasování dat v elektronické podobě, přičemž transakce nemusí být nutně omezeny na finanční údaje.

Auditorská stopa jakéhokoli typu bude zahrnovat pokus o vytvoření chronologického seznamu kroků, které byly nezbytné pro zahájení transakce, jakož i její dokončení. Auditní stopy mohou být velmi zjednodušené nebo velmi komplikované v závislosti na počtu kroků souvisejících s transakcí. Například provedení auditu na faktuře vystavené prodejcem by bylo relativně jednoduchým procesem.

Počínaje přijetím faktury je dokument sledován prostřednictvím splatných účtů až po vydání šeku nebo elektronické platby k vyrovnání dluhu. Zároveň může vytvoření auditované trasy umožňující rekonstrukci výrobního procesu obsahovat mnohem více kroků a může být velmi obtížné jej sledovat.

Auditor se může rozhodnout zahájit proces vytváření kontrolního záznamu od začátku nebo po dokončení zvažované transakce. Zahájení procesu auditu s poslední dokončenou fází a postup zpět je často účinným prostředkem pro vytvoření auditu. Pokud jsou však jak počáteční bod, tak i bod dokončení dobře stanoveny, je možné přistupovat k auditní stopě z obou konců současně a jednoduše vyplnit kroky probíhající mezi počátečním a dokončovacím krokem k transakci.

Použití kontrolního záznamu může být často účinným nástrojem při řízení finančních a jiných zdrojů podniku nebo organizace. Proces identifikace audit trail může ve skutečnosti pomoci identifikovat kroky v rámci procesu, které byly zbytečné a které lze v budoucích transakcích eliminovat. Další důležitou aplikací auditu je, že tento proces může odhalit pokusy manipulovat s finančním profilem účetní jednotky, snad ve snaze zakrýt skutečnost, že finanční prostředky chybí nebo byly nějakým způsobem zneužity. Audit trail je v zásadě užitečným zařízením, které zajistí, že transakce budou prováděny hladce a čestně, s minimálním množstvím nezbytných kroků použitých v procesu.