Hva er en revisjonsspor?
Begrepet revisjonsspor brukes i mer enn én applikasjon i dagens forretningsverden. Historisk sett hadde en revisjonsspor å gjøre med å kunne gi en fullstendig historie over en gitt økonomisk transaksjon. Tanken var å kunne identifisere hvert trinn i prosessen fra innledningen av transaksjonen helt gjennom til gjennomføringen av transaksjonen. Typisk skjedde denne prosessen ved å kunne produsere papirdokumenter som viste fremdriften for transaksjonen fra start til slutt. I dag har en revisjonsspor også å gjøre med å spore data i elektronisk form, der transaksjonene ikke nødvendigvis er begrenset til økonomiske data.
En revisjonsspor av enhver type vil omfatte et forsøk på å etablere en kronologisk liste over trinn som var nødvendige for å starte transaksjonen, samt å fullføre den. Tilsynsstier kan være veldig forenklede eller ekstremt kompliserte, avhengig av antall trinn involvert i transaksjonen. For eksempel vil det å utføre en revisjonsspor på en faktura utstedt av en leverandør være en relativt enkel prosess.
Fra og med mottak av faktura, spores dokumentet gjennom Betalbare kontoer, helt til utstedelse av en sjekk eller elektronisk betaling for å gjøre opp gjelden. Samtidig kan det å skape et revidert spor for å gi gjenoppbygging av en produksjonsprosess inneholde mange flere trinn og bli svært vanskelig å følge.
En revisor kan velge å starte prosessen med å lage en revisjonsspor fra begynnelsen eller gjennomføringen av den aktuelle transaksjonen. Ofte er det å starte revisjonsprosessen med den siste avsluttede fasen og jobbe bakover, være et effektivt middel for å etablere revisjonssporet. Når både startpunktet og fullføringspunktet er godt etablert, er det imidlertid mulig å nærme seg revisjonssporet fra begge ender samtidig, bare ved å fylle ut trinnene som skjer mellom start- og slutttrinn til transaksjonen.
Å bruke en revisjonsspor kan ofte være et effektivt verktøy for å styre de økonomiske og andre ressursene til en virksomhet eller organisasjon. Prosessen med å identifisere revisjonssporet kan faktisk bidra til å identifisere trinn i prosessen som var unødvendig og som kan elimineres i fremtidige transaksjoner. En annen viktig anvendelse av revisjonssporet er at prosessen kan avdekke forsøk på å manipulere den økonomiske profilen til foretaket, kanskje i et forsøk på å dekke over det faktum at midler mangler eller ble misbrukt på en eller annen måte. I utgangspunktet er tilsynssporet et nyttig verktøy for å sikre at transaksjoner gjennomføres jevnt og ærlig, med minst mulig nødvendige trinn som brukes i prosessen.