Vad är en revisionsspår?
Termen revisionsspår används i mer än en applikation i dagens affärsvärld. Historiskt sett hade en revisionsspår att göra med att kunna ge en fullständig historik över en given ekonomisk transaktion. Tanken var att kunna identifiera varje steg i processen från inledningen av transaktionen hela vägen till transaktionens slutförande. Vanligtvis skedde denna process genom att kunna producera pappersdokument som visade transaktionens framsteg från början till slut. Idag har en revisionsspår också att göra med spårning av uppgifter i elektronisk form, där transaktionerna inte nödvändigtvis är begränsade till finansiella uppgifter.
En revisionsspår av vilken typ som helst kommer att innehålla ett försök att upprätta en kronologisk lista över steg som var nödvändiga för att påbörja transaktionen såväl som för att fullborda den. Revisionsspår kan vara mycket förenklade eller extremt komplicerade, beroende på antalet steg som är involverade i transaktionen. Exempelvis skulle det vara en relativt enkel process att utföra en revisionsspår på en faktura som utfärdats av en leverantör.
Från och med mottagandet av fakturan spåras dokumentet genom Skulder, hela vägen till utfärdandet av en check eller elektronisk betalning för att reglera skulden. Samtidigt kan skapa en granskad spår för att möjliggöra rekonstruktion av en tillverkningsprocess innehålla många fler steg och bli mycket svårt att följa.
En revisor kan välja att påbörja processen att skapa en revisionsspår från antingen början eller slutförandet av den transaktion som beaktas. Ofta är ett effektivt sätt att etablera revisionsspåret att starta revisionsprocessen med den senaste avslutade fasen och arbeta bakåt. Men när både startpunkten och punkten för slutförande är väl etablerade, är det möjligt att närma sig revisionsspåret från båda ändarna samtidigt, helt enkelt fylla i stegen som inträffar mellan start- och slutstegen till transaktionen.
Att använda en revisionsspår kan ofta vara ett effektivt verktyg för att hantera ett företags eller organisations ekonomiska och andra resurser. Processen för att identifiera revisionsspåret kan faktiskt bidra till att identifiera steg inom processen som var onödiga och som kan elimineras i framtida transaktioner. En annan viktig tillämpning av revisionsspåret är att processen kan avslöja försök att manipulera företagets ekonomiska profil, kanske i ett försök att täcka det faktum att medel saknas eller missbrukats på något sätt. I grund och botten är revisionsspåret en användbar enhet för att säkerställa att transaktioner genomförs smidigt och ärligt, med minst möjliga nödvändiga steg som används i processen.