Vad är en upphandlingscykel?

Upphandlingscykeln är en serie steg involverade i processen att förvärva varor till salu eller användning av ett företag eller byrå. Det börjar med att identifiera behovet av en given produkt, rör sig genom processen för inköp och leverans och avvecklas vid förnyelse, där människor bestämmer om de behöver mer av produkten. Ofta övervakar en hel avdelning denna process. Denna avdelning måste hitta de bästa produkterna till de bästa priserna, med tanke på begränsningar som att vägra att göra affärer med vissa företag eller länder i processen att bestämma vad de ska skaffa och varifrån.

När ett företag identifierar behovet av en produkt, börjar upphandlingscykeln med att samla in information. Människor forskar tillgängliga alternativ för att möta behovet och samla in data om prissättning, rabatter, leveranstider och andra frågor. När de har identifierat bästa möjliga källa, närmar de sig leverantören för att ingå avtalsförhandlingar. Detta kan vara så enkelt som att beställa några pappersfall från en PAper Mill, eller så komplicerat som förhandlingar om ett helt nytt datorsystem för en myndighet.

Under denna del av upphandlingscykeln arbetar människor på båda sidor för att få bästa erbjudande. Leverantören kommer att överväga faktorer som storleken på beställningen och sannolikheten för upprepade order, medan företaget tänker på frågor som hur snabbt det behöver produkten. Det kan begära prover att ge det en chans att bedöma kvalitet och jämföra erbjudanden från olika leverantörer. Så småningom kommer det att slutföra ett avtal med ett försäljningsavtal och vänta på leverans.

Efter leverans använder eller säljer människor produkten, vilket håller på att anskaffa upphandlingscykeln när de möter antingen ett nytt behov av produkten eller slutförande av ett projekt och inget ytterligare behov av en given produkt. De kan kassera oanvända produkt, returnera hyror, bli av med skadade och använda produkter och bestämma om de behöver beställa mer. PåDenna punkt i upphandlingscykeln kan människor be om feedback från anställda och andra om hur väl produkten tillgodoser deras behov, att bestämma om de vill använda samma leverantör eller vända sig till någon ny.

Det finns vanligtvis specifika upphandlingsförfaranden på ett företag. Människor måste följa dessa om de vill beställa nya produkter, från att lämna in det korrekta rekvisitionsformuläret till att se till att någon är tillgänglig för att skriva för produkten vid leverans. Detta kan vara komplicerat på arbetsplatser med frågor som säkerhetsproblem, där att skydda arbetsplatsens säkerhet kan kräva några ytterligare steg, som att köra bakgrundskontroller av leverantörer, under upphandlingscykeln.