Vad är en upphandlingscykel?

Upphandlingscykeln är en serie steg som är involverade i processen att anskaffa varor för försäljning eller användning av ett företag eller byrå. Det börjar med att identifiera behovet av en viss produkt, flyttar igenom köp- och leveransprocessen och avvecklas vid förnyelse, där människor avgör om de behöver mer av produkten. Ofta övervakar en hel avdelning denna process. Denna avdelning måste hitta de bästa produkterna till de bästa priserna, med tanke på begränsningar som att vägra att göra affärer med vissa företag eller länder i processen att bestämma vad de ska köpa och varifrån.

När ett företag identifierar behovet av en produkt, börjar upphandlingscykeln med insamling av information. Folk undersöker tillgängliga alternativ för att tillgodose behovet och samla in uppgifter om prissättning, rabatter, leveranstider och andra frågor. När de väl har identifierat den bästa möjliga källan, kontaktar de leverantören för att inleda kontraktsförhandlingar. Detta kan vara så enkelt som att beställa några få pappersfall från ett pappersbruk eller så komplicerat som att förhandla om ett helt nytt datasystem för en myndighet.

Under denna del av upphandlingscykeln arbetar människor på båda sidor för att få bästa möjliga erbjudande. Leverantören kommer att överväga faktorer som storleken på beställningen och sannolikheten för upprepade beställningar, medan företaget funderar på frågor som hur snabbt den behöver produkten. Det kan begära prover för att ge det en chans att bedöma kvalitet och jämföra erbjudanden från olika leverantörer. Så småningom kommer det att slutföra ett avtal med ett försäljningsavtal och vänta på leverans.

Efter leverans använder eller säljer människor produkten, vilket gör att upphandlingscykeln avslutas eftersom de antingen möter ett nytt behov av produkten eller slutförandet av ett projekt och inget ytterligare behov av en viss produkt. De kan kassera oanvänd produkt, returnera hyror, bli av med skadade och använda produkter och bestämma om de behöver beställa mer. Vid denna punkt i upphandlingscykeln kan människor be om feedback från anställda och andra om hur väl produkten uppfyller deras behov, för att bestämma om de vill använda samma leverantör eller vända sig till någon ny.

Det finns vanligtvis specifika upphandlingsförfaranden på ett företag. Människor måste följa dessa om de vill beställa nya produkter, från att lämna in rätt rekvisitionsformulär till att se till att någon är tillgänglig för att registrera sig för produkten vid leveransen. Detta kan vara komplicerat på arbetsplatser med frågor som säkerhetsproblem, där skyddet av arbetsplatsen kan kräva några ytterligare steg, som att köra bakgrundskontroller av leverantörer, under upphandlingscykeln.