Che cos'è un ciclo di approvvigionamento?
Il ciclo di approvvigionamento è una serie di passaggi coinvolti nel processo di acquisizione di beni per la vendita o l'utilizzo da parte di un'azienda o agenzia. Inizia con l'identificazione della necessità di un determinato prodotto, passa attraverso il processo di acquisto e consegna e finisce al rinnovo, dove le persone decidono se hanno bisogno di più del prodotto. Spesso un intero dipartimento supervisiona questo processo. Questo dipartimento deve trovare i migliori prodotti ai migliori prezzi, tenendo conto delle limitazioni come il rifiuto di fare affari con determinate aziende o paesi nel processo di decisione su cosa acquistare e da dove.
Quando un'azienda identifica la necessità di un prodotto, inizia il ciclo di approvvigionamento, con la raccolta di informazioni. Le persone ricercano le opzioni disponibili per soddisfare le necessità e raccolgono dati su prezzi, sconti, tempi di consegna e altre questioni. Una volta identificata la migliore fonte possibile, si avvicinano al fornitore per avviare trattative contrattuali. Questo può essere semplice come ordinare alcuni casi di carta da una cartiera o complicato come negoziare un sistema informatico completamente nuovo per un'agenzia governativa.
Durante questa parte del ciclo di approvvigionamento, le persone di entrambe le parti lavorano per ottenere le condizioni migliori. Il fornitore prenderà in considerazione fattori come la dimensione dell'ordine e la probabilità di ordini ripetuti, mentre la società pensa a problemi come la rapidità con cui ha bisogno del prodotto. Può richiedere campioni per dargli la possibilità di valutare la qualità e confrontare le offerte di diversi fornitori. Alla fine, concluderà un accordo con un contratto di vendita e attenderà la consegna.
Dopo la consegna, le persone usano o vendono il prodotto, portando a termine il ciclo di approvvigionamento quando affrontano una nuova necessità del prodotto o il completamento di un progetto e non sono più necessarie per un determinato prodotto. Possono scartare il prodotto inutilizzato, restituire i noleggi, eliminare i prodotti danneggiati e esauriti e decidere se devono ordinare di più. A questo punto del ciclo di approvvigionamento, le persone possono chiedere feedback ai dipendenti e ad altri su quanto il prodotto ha soddisfatto le loro esigenze, per decidere se vogliono utilizzare lo stesso fornitore o rivolgersi a qualcuno di nuovo.
Di solito ci sono procedure di approvvigionamento specifiche in atto presso un'azienda. Le persone devono seguirle se vogliono ordinare nuovi prodotti, dall'archiviazione del modulo di richiesta corretto per assicurarsi che qualcuno sia disponibile a firmare per il prodotto al momento della consegna. Ciò può essere complicato nei luoghi di lavoro con problemi come problemi di sicurezza, in cui la protezione della sicurezza del luogo di lavoro può richiedere alcuni passaggi aggiuntivi, come l'esecuzione di controlli in background sui fornitori, durante il ciclo di approvvigionamento.