Hva er en anskaffelsessyklus?

Anskaffelsessyklus er en serie trinn som er involvert i prosessen med å anskaffe varer for salg eller bruk av et selskap eller et byrå. Det starter med å identifisere behovet for et gitt produkt, beveger seg gjennom prosessen med kjøp og levering, og avvikles ved fornyelse, der folk bestemmer om de trenger mer av produktet. Ofte overvåker en hel avdeling denne prosessen. Denne avdelingen må finne de beste produktene til de beste prisene, med tanke på begrensninger som å nekte å gjøre forretninger med visse selskaper eller land i ferd med å bestemme hva de skal anskaffe og hvorfra.

Når et selskap identifiserer behovet for et produkt, starter anskaffelsessyklusen, med innsamling av informasjon. Folk undersøker tilgjengelige alternativer for å møte behovet og samle inn data om priser, rabatter, leveringstider og andre forhold. Når de har identifisert den best mulige kilden, henvender de seg til leverandøren for å inngå kontraktsforhandlinger. Dette kan være så enkelt som å bestille noen få tilfeller av papir fra en papirfabrikk, eller så komplisert som å forhandle om et helt nytt datasystem for et statlig organ.

I løpet av denne delen av anskaffelsessyklusen jobber folk på begge sider for å oppnå den beste avtalen. Leverandøren vil vurdere faktorer som størrelsen på ordren og sannsynligheten for gjentatte bestillinger, mens selskapet tenker på problemer som hvor raskt det trenger produktet. Den kan be om prøver for å gi den en sjanse til å vurdere kvalitet og sammenligne tilbud fra forskjellige leverandører. Etter hvert vil den avslutte en avtale med en salgskontrakt, og avvente levering.

Etter levering bruker eller selger folk produktet, og anskaffer anskaffelsessyklusen da de enten møter et nytt behov for produktet, eller ferdigstillelse av et prosjekt og ikke lenger behov for et gitt produkt. De kan forkaste ubrukte produkter, returnere utleie, bli kvitt skadede og brukte produkter og bestemme om de trenger å bestille mer. På dette punktet i anskaffelsessyklusen kan folk be om tilbakemelding fra ansatte og andre om hvor godt produktet dekket deres behov, for å bestemme om de vil bruke samme leverandør eller henvende seg til noen nye.

Det er vanligvis spesifikke anskaffelsesprosedyrer på plass hos et selskap. Folk må følge disse hvis de vil bestille nye produkter, fra innlevering av riktig rekvisisjonsskjema til å sørge for at noen er tilgjengelige for å signere for produktet ved levering. Dette kan være komplisert på arbeidsplasser med problemer som sikkerhetsproblemer, der det å beskytte sikkerheten på arbeidsplassen kan kreve noen ekstra trinn, for eksempel å kjøre bakgrunnssjekker av leverandører, i løpet av anskaffelsessyklusen.