Was ist ein Beschaffungszyklus?
Der Beschaffungszyklus besteht aus einer Reihe von Schritten beim Erwerb von Waren zum Verkauf oder zur Verwendung durch ein Unternehmen oder eine Agentur. Es beginnt mit der Ermittlung des Bedarfs für ein bestimmtes Produkt, durchläuft den Kauf- und Lieferprozess und endet bei der Erneuerung, wenn die Benutzer entscheiden, ob sie mehr von dem Produkt benötigen. Oft überwacht eine ganze Abteilung diesen Prozess. Diese Abteilung muss die besten Produkte zu den besten Preisen finden und dabei Einschränkungen in Betracht ziehen, wie die Ablehnung von Geschäftsbeziehungen mit bestimmten Unternehmen oder Ländern, um zu entscheiden, was und von wo aus beschafft werden soll.
Wenn ein Unternehmen den Bedarf an einem Produkt erkennt, beginnt der Beschaffungszyklus mit dem Sammeln von Informationen. Die Mitarbeiter recherchieren nach verfügbaren Optionen, um den Bedarf zu decken, und erfassen Daten zu Preisen, Rabatten, Lieferzeiten und anderen Aspekten. Sobald sie die bestmögliche Quelle identifiziert haben, wenden sie sich an den Lieferanten, um Vertragsverhandlungen aufzunehmen. Dies kann so einfach sein wie die Bestellung einiger Fälle von Papier bei einer Papierfabrik oder so komplex wie das Aushandeln eines völlig neuen Computersystems für eine Regierungsbehörde.
Während dieses Teils des Beschaffungszyklus arbeiten Menschen auf beiden Seiten daran, das beste Angebot zu erhalten. Der Lieferant berücksichtigt Faktoren wie die Größe der Bestellung und die Wahrscheinlichkeit von Nachbestellungen, während das Unternehmen über Fragen nachdenkt, wie schnell es das Produkt benötigt. Es kann Muster anfordern, um die Qualität zu bewerten und Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen. Schließlich wird ein Kaufvertrag abgeschlossen und die Lieferung abgewartet.
Nach der Lieferung nutzen oder verkaufen die Mitarbeiter das Produkt und schließen damit den Beschaffungszyklus, da sie entweder einen neuen Bedarf für das Produkt haben oder ein Projekt abschließen und keinen weiteren Bedarf für ein bestimmtes Produkt mehr haben. Sie können unbenutzte Produkte entsorgen, Mieten zurückgeben, beschädigte und verbrauchte Produkte entsorgen und entscheiden, ob sie mehr bestellen müssen. Zu diesem Zeitpunkt im Beschaffungszyklus werden Mitarbeiter und andere Personen möglicherweise um Feedback gebeten, wie gut das Produkt ihren Anforderungen entspricht, um zu entscheiden, ob sie denselben Lieferanten verwenden oder sich an eine neue Person wenden möchten.
In der Regel gibt es in einem Unternehmen spezifische Beschaffungsverfahren. Die Benutzer müssen diese Anweisungen befolgen, wenn sie neue Produkte bestellen möchten, angefangen beim Einreichen des richtigen Bestellformulars bis hin zur Sicherstellung, dass zum Zeitpunkt der Lieferung jemand für das Produkt zur Verfügung steht, um es zu unterzeichnen. Dies kann an Arbeitsplätzen mit Problemen wie Sicherheitsbedenken kompliziert sein, bei denen der Schutz der Arbeitsplatzsicherheit möglicherweise einige zusätzliche Schritte erfordert, z. B. die Durchführung von Hintergrundprüfungen bei Lieferanten während des Beschaffungszyklus.