Che cos'è un controllo di conformità?
Un audit di conformità è un audit di tipo operativo che determina se un'azienda sta seguendo le regole di un accordo o contratto. Le aziende stipulano accordi o stipulano contratti per vari scopi commerciali. Tali accordi e contratti vengono attentamente esaminati e controllati per garantire che non esistano frodi o errori in quanto la società soddisfa gli obblighi contrattuali. Le società di contabilità pubblica o i singoli contabili pubblici certificati (CPA) possono essere responsabili dell'esecuzione della verifica esterna della conformità su contratti e accordi aziendali.
I contabili pubblici ricevono generalmente il contratto o l'accordo relativo alla verifica della conformità durante una riunione tra le parti elencate nell'accordo. Durante questa riunione di revisione contabile, ai contabili verranno fornite linee guida specifiche su ciò che dovrebbero verificare durante la verifica di conformità. Una volta completato il controllo, i contabili si incontreranno con entrambe le parti e discuteranno dei risultati del controllo di conformità. Gli audit interni di conformità possono anche essere richiesti dal contratto o dall'accordo tra le società.
Le società utilizzano audit interni di conformità per garantire che i dipendenti seguano le procedure operative standard di un'azienda quando adempiono agli obblighi contrattuali. Le procedure operative standard sono implementate per garantire che tutti i prodotti e servizi prodotti dall'azienda rispettino lo stesso standard. Gli audit interni sono generalmente completati dai dipendenti contabili allo scopo di preparare documenti interni per la revisione della direzione. I manager utilizzano questi report per determinare se è necessario apportare modifiche alle operazioni aziendali o se è necessario implementare nuove linee guida.
Le aziende possono anche essere soggette a controlli di conformità per mantenere certificazioni professionali sul posto di lavoro o sistemi di gestione della qualità, come ISO 9000, six sigma o gestione della qualità totale (TQM). ISO 9000 è una società di certificazione di sicurezza che aiuta a limitare le responsabilità finanziarie relative alle lesioni dei dipendenti sul posto di lavoro. Six sigma e TQM sono strumenti di produzione di qualità utilizzati dalle aziende per garantire il minor numero di errori durante il processo di produzione o lo spreco di risorse economiche al minimo. Il processo di verifica della conformità aiuta le aziende a misurare e mantenere questi aspetti non finanziari delle operazioni aziendali.
Oltre alle certificazioni sul posto di lavoro o agli strumenti di gestione della qualità, le società possono essere soggette a audit di conformità a fini assicurativi. Le compagnie di assicurazione utilizzano audit di conformità per determinare se i clienti non soddisfano le dichiarazioni concordate di contratti assicurativi scritti. La mancata osservanza delle linee guida della polizza assicurativa può comportare la caduta della compagnia dalla sua agenzia assicurativa. Perdere la responsabilità generale o l'assicurazione aziendale può far sì che la società riduca in modo significativo le operazioni commerciali nel timore di non essere in grado di coprire il posto di lavoro o altri problemi legali.