¿Qué es el apoyo de la oficina principal?
El soporte de la oficina principal implica una serie de tareas laborales que se requieren para mantener las operaciones diarias de un negocio funcionando sin problemas. Estas tareas a menudo incluyen completar las llamadas telefónicas del cliente a los departamentos adecuados, responder preguntas del cliente, presentar documentos, ingresar datos en programas de software informáticos relevantes y procesar transacciones financieras. Varios tipos de empleos de soporte de la oficina principal se adaptan a diferentes empresas y organizaciones. Las oficinas frontales médicas, legales, educativas y de pequeñas empresas tienen responsabilidades únicas, aunque el propósito general de una oficina principal es presentar una imagen profesional y eficiente de la organización al público.
Varios trabajos de recepción incluyen los de empleados, recepcionistas y asistentes administrativos. Estos trabajos generalmente vienen con diferentes niveles de responsabilidad, dependiendo de la experiencia y la educación de los empleados, y los deberes asociados a veces pueden superponerse para el personal de la oficina principal en pequeñas organizaciones. ArchivoLos empleados a menudo son responsables de mantener registros organizados de los documentos impresos e ingresar la información actual del cliente en la base de datos de computadora o los programas de hoja de cálculo. Los recepcionistas saludan principalmente a los clientes que ingresan a la oficina principal y responden llamadas telefónicas entrantes, y generalmente también transfieren llamadas a otros departamentos a través de un sistema telefónico de múltiples líneas. Los asistentes administrativos pueden realizar estas tareas de presentación y servicio al cliente, además de organizar los horarios diarios de su empleador y el procesamiento de textos una variedad de documentos.
Dependiendo del tamaño y los recursos de un negocio determinado, el personal de soporte de la oficina principal también puede ser responsable de algunos tipos de transacciones financieras de los clientes. Pueden procesar los pagos con tarjeta de crédito por productos o servicios y emitir a los clientes sus recibos por estos pagos. Algunas organizaciones que externalizan su procesamiento de nómina pueden requerir una de susLos trabajadores de apoyo de la oficina principal para recoger los cheques terminados de la compañía de nómina. Este empleado a veces es responsable de distribuir los cheques al resto de la oficina de manera oportuna.
Dado que un sistema de soporte de la oficina principal es una parte importante de cualquier organización, muchas empresas realizan un análisis de la oficina principal a intervalos regulares. Este tipo de estudio de control de calidad examina la eficiencia, la organización y la profesionalidad del personal de la oficina principal y formula formas de hacer las mejoras necesarias. Los resultados de un análisis de la oficina principal a veces forman la base para la promoción y el aumento de las decisiones de aumento para los empleados de la oficina principal. El personal de apoyo de la oficina principal que recibe revisiones positivas de un análisis suele ser aquellos que pueden interactuar bien con los clientes, trabajar juntos como un equipo y realizar sus deberes con pocos errores.