Co to jest obsługa Front Office?
Obsługa front office obejmuje szereg obowiązków związanych z pracą, które są niezbędne do zapewnienia płynności codziennej działalności firmy. Zadania te często obejmują wykonywanie połączeń telefonicznych od klientów do odpowiednich działów, odpowiadanie na pytania klientów, archiwizowanie dokumentów, wprowadzanie danych do odpowiednich programów komputerowych i przetwarzanie transakcji finansowych. Różne rodzaje zadań związanych z obsługą klienta są dostosowane do różnych firm i organizacji. Każdy z oddziałów medycznych, prawnych, edukacyjnych i małych firm ma wyjątkowe obowiązki, chociaż ogólnym celem front office jest przedstawienie społeczeństwu profesjonalnego i skutecznego wizerunku organizacji.
Różne stanowiska front office obejmują urzędników, recepcjonistów i asystentów administracyjnych. Te prace zwykle mają różny poziom odpowiedzialności, w zależności od doświadczenia pracowników i wykształcenia, a związane z nimi obowiązki mogą czasem nakładać się na pracowników front office w małych organizacjach. Urzędnicy ds. Plików są często odpowiedzialni za prowadzenie uporządkowanych rejestrów drukowanych dokumentów i wprowadzanie informacji o aktualnych klientach do komputerowej bazy danych lub programów arkuszy kalkulacyjnych. Recepcjoniści przede wszystkim witają klientów wchodzących do recepcji i odbierają przychodzące połączenia telefoniczne, a także zazwyczaj przekazują połączenia do innych działów za pośrednictwem wieloliniowego systemu telefonicznego. Asystenci administracyjni mogą wykonywać te zadania związane z archiwizowaniem i obsługą klienta, oprócz organizowania codziennych harmonogramów pracodawcy i edytowania różnych dokumentów.
W zależności od wielkości i zasobów danej firmy pracownicy obsługi klienta mogą być również odpowiedzialni za niektóre rodzaje transakcji finansowych klientów. Mogą przetwarzać płatności kartami kredytowymi za produkty lub usługi i wystawiać klientom potwierdzenia tych płatności. Niektóre organizacje, które zlecają przetwarzanie swoich list płac, mogą wymagać od jednego z pracowników obsługi klienta odbioru gotowych czeków od firmy płacowej. Pracownik ten jest czasami odpowiedzialny za terminowe przekazanie czeków do reszty biura.
Ponieważ system wsparcia front office jest ważną częścią każdej organizacji, wiele firm przeprowadza analizy front office w regularnych odstępach czasu. Ten rodzaj badania kontroli jakości bada wydajność, organizację i profesjonalizm pracowników front office i formułuje sposoby wprowadzenia niezbędnych ulepszeń. Wyniki analizy front office czasami stanowią podstawę do awansu i decyzji o podwyżce wynagrodzenia dla pracowników front office. Pracownicy działu obsługi klienta, którzy otrzymali pozytywne recenzje z analizy, to zazwyczaj ci, którzy potrafią dobrze współpracować z klientami, współpracować jako zespół i wykonywać swoje obowiązki z niewielką liczbą ewentualnych błędów.