フロントオフィスサポートとは

フロントオフィスのサポートには、ビジネスの日常業務を円滑に実行するために必要な一連の職務が伴います。 これらのタスクには、多くの場合、適切な部門への顧客電話の対応、クライアントの質問への回答、ドキュメントの提出、関連するコンピューターソフトウェアプログラムへのデータ入力、および金融取引の処理が含まれます。 さまざまなタイプのフロントオフィスサポートジョブは、さまざまな企業や組織に合わせて調整されます。 フロントオフィスの全体的な目的は、組織の専門的かつ効率的なイメージを一般に提示することですが、医療、法律、教育、および小規模ビジネスのフロントオフィスにはそれぞれ独自の責任があります。

さまざまなフロントオフィスの仕事には、事務員、受付、管理アシスタントの仕事が含まれます。 これらの仕事には通常、従業員の経験と教育に応じてさまざまなレベルの責任が伴います。また、小さな組織のフロントオフィススタッフでは、関連する職務が重複する場合があります。 ファイル担当者は、多くの場合、印刷されたドキュメントの整理された記録を保持し、現在の顧客情報をコンピューターデータベースまたはスプレッドシートプログラムに入力します。 受付係は、主にフロントオフィスに入る顧客に挨拶し、電話の着信に応答します。また、通常、複数回線の電話システムを介して他の部門に電話を転送します。 管理アシスタントは、雇用主の日々のスケジュールの調整やさまざまな文書のワードプロセッシングに加えて、これらのファイリングおよび顧客サービスのタスクを実行できます。

特定のビジネスの規模とリソースに応じて、フロントオフィスのサポートスタッフが、ある種の顧客の金融取引を担当する場合もあります。 製品またはサービスのクレジットカード支払いを処理し、これらの支払いの領収書を顧客に発行する場合があります。 給与処理を外注する一部の組織では、フロントオフィスのサポートワーカーの1人が給与会社から完成した小切手を受け取る必要がある場合があります。 この従業員は、小切手を他のオフィスに適時に配布する責任を負います。

フロントオフィスサポートシステムは組織にとって重要な部分であるため、多くの企業はフロントオフィス分析を定期的に実施しています。 このタイプの品質管理研究では、フロントオフィスのスタッフの効率、組織、プロ意識を検証し、必要な改善を行う方法を策定します。 フロントオフィスの分析結果は、フロントオフィスの従業員の昇進および昇給の決定の基礎となる場合があります。 分析から肯定的なレビューを受け取るフロントオフィスのサポートスタッフは、通常、顧客とうまくやり取りし、チームとして協力し、ミスをほとんどなくして職務を遂行できる人です。