Wat is Front Office-ondersteuning?

Front office-ondersteuning omvat een reeks taken die nodig zijn om de dagelijkse bedrijfsvoering van een bedrijf soepel te laten verlopen. Deze taken omvatten vaak het afhandelen van telefoontjes van klanten naar de juiste afdelingen, het beantwoorden van vragen van klanten, het indienen van documenten, het invoeren van gegevens in relevante computersoftwareprogramma's en het verwerken van financiële transacties. Verschillende soorten front office ondersteunende taken zijn afgestemd op verschillende bedrijven en organisaties. Frontoffices voor medische, juridische, educatieve en kleine bedrijven hebben elk een unieke verantwoordelijkheid, hoewel het algemene doel van een frontoffice is om een ​​professioneel en efficiënt beeld van de organisatie aan het publiek te presenteren.

Verschillende front office banen omvatten die van griffiers, receptionisten en administratieve assistenten. Deze banen hebben meestal verschillende verantwoordelijkheden, afhankelijk van de ervaring en opleiding van medewerkers, en de bijbehorende taken kunnen soms overlappen voor front office-personeel in kleine organisaties. Bestandsmedewerkers zijn vaak verantwoordelijk voor het bijhouden van georganiseerde records van afgedrukte documenten en het invoeren van actuele klantinformatie in computerdatabases of spreadsheetprogramma's. Receptionisten begroeten voornamelijk klanten die de frontoffice binnenkomen en inkomende telefoontjes beantwoorden, en meestal sturen ze ook gesprekken door naar andere afdelingen via een telefoonsysteem met meerdere lijnen. Administratieve assistenten kunnen deze archiverings- en klantenservice-taken uitvoeren naast het regelen van de dagelijkse schema's van hun werkgever en het verwerken van tekst in een verscheidenheid aan documenten.

Afhankelijk van de omvang en de middelen van een bepaald bedrijf, kan het ondersteunend personeel van het front office ook verantwoordelijk zijn voor sommige soorten financiële transacties van klanten. Ze kunnen creditcardbetalingen voor producten of diensten verwerken en klanten hun kwitanties voor deze betalingen verstrekken. Sommige organisaties die hun loonverwerking uitbesteden, kunnen van een van hun front office-ondersteuningsmedewerkers verlangen dat ze de voltooide cheques van het loonadministratiebedrijf afhalen. Deze medewerker is dan soms verantwoordelijk voor het tijdig verspreiden van de cheques naar de rest van het kantoor.

Aangezien een frontoffice-ondersteuningssysteem een ​​belangrijk onderdeel is van elke organisatie, voeren veel bedrijven op regelmatige tijdstippen een frontoffice-analyse uit. Dit type onderzoek naar kwaliteitscontrole onderzoekt de efficiëntie, organisatie en professionaliteit van het frontofficepersoneel en formuleert manieren om de nodige verbeteringen aan te brengen. Resultaten van een frontoffice-analyse vormen soms de basis voor promotie- en loonsbeslissingen voor de frontofficemedewerkers. Front office ondersteunend personeel dat positieve beoordelingen van een analyse ontvangt, zijn meestal degenen die in staat zijn om goed met klanten te communiceren, als een team samenwerken en hun taken uitvoeren met weinig of geen fouten.