Wat is front office -ondersteuning?

Front Office-ondersteuning omvat een reeks taken die nodig zijn om de dagelijkse activiteiten van een bedrijf soepel te houden. Deze taken omvatten vaak telefoongesprekken in de klant naar de juiste afdelingen, beantwoorden van vragen van klanten, het indienen van documenten, het invoeren van gegevens in relevante computersoftwareprogramma's en het verwerken van financiële transacties. Verschillende soorten banen voor het ondersteunen van frontoffices zijn afgestemd op verschillende bedrijven en organisaties. Medische, juridische, educatieve en kleine zakelijke front -kantoren hebben elk unieke verantwoordelijkheden, hoewel het algemene doel van een front office is om een ​​professioneel en efficiënt imago van de organisatie te presenteren aan het publiek.

Verschillende banen voor frontoffices omvatten die van griffiers, receptionisten en administratieve assistanten. Deze banen komen meestal met verschillende verantwoordelijkheidsniveaus, afhankelijk van de ervaring van werknemers en onderwijs, en de bijbehorende taken kunnen soms overlappen voor front office personeel in kleine organisaties. BestandClerks zijn vaak verantwoordelijk voor het bijhouden van georganiseerde records van gedrukte documenten en het invoeren van huidige klantinformatie in een computerdatabase of spreadsheetprogramma's. Receptionisten begroeten voornamelijk klanten die het front office betreden en beantwoorden inkomende telefoontjes, en ze brengen meestal ook oproepen over naar andere afdelingen via een meerlijnen telefoonsysteem. Administratieve assistenten kunnen deze aanvraag- en klantenservice -taken uitvoeren, naast het regelen van de dagelijkse schema's van hun werkgever en het verwerken van een verscheidenheid aan documenten.

Afhankelijk van de grootte en middelen van een bepaald bedrijf, kan het ondersteunend personeel van de frontoffice ook verantwoordelijk zijn voor sommige soorten financiële transacties van klanten. Ze kunnen creditcardbetalingen voor producten of diensten verwerken en klanten hun bonnen voor deze betalingen uitbreiden. Sommige organisaties die hun loonverwerking uitbesteden, vereisen mogelijk een van hunFront Office Support Workers om de voltooide cheques van het Payroll Company op te halen. Deze werknemer is dan soms verantwoordelijk voor het tijdig om de cheques aan de rest van het kantoor te verspreiden.

Aangezien een front office -ondersteuningssysteem een ​​belangrijk onderdeel is van elke organisatie, voeren veel bedrijven regelmatig een frontofficanalyse uit. Dit type kwaliteitscontrolestudie onderzoekt de efficiëntie, organisatie en professionaliteit van het front office -personeel en formuleert manieren om de benodigde verbeteringen aan te brengen. Resultaten van een front office -analyse vormen soms de basis voor promotie en betaalverhogingsbeslissingen voor de werknemers van de frontoffices. Front Office Support -personeel dat positieve beoordelingen van een analyse ontvangen, zijn meestal degenen die goed kunnen communiceren met klanten, samenwerken als een team en hun taken uitvoeren met weinig of geen fouten.