Vad är Front Office-support?

Front office support innebär en serie jobbuppgifter som krävs för att hålla den löpande verksamheten i ett företag löpande. Dessa uppgifter inkluderar ofta fältkundsamtal till rätt avdelningar, svara på klientfrågor, arkivera dokument, mata in data i relevanta datorprogram och hantera finansiella transaktioner. Olika typer av supportkontor för front office är skräddarsydda för olika företag och organisationer. Medicinska, juridiska, utbildnings- och småföretagskontor har var och en unikt ansvar, men det övergripande syftet med ett front office är att presentera en professionell och effektiv bild av organisationen för allmänheten.

Olika front office-jobb inkluderar kontorister, receptionister och administrativa assistenter. Dessa jobb har vanligtvis olika ansvarsnivåer, beroende på anställdas erfarenhet och utbildning, och tillhörande arbetsuppgifter kan ibland överlappa varandra för front office-personal i små organisationer. Filansvariga är ofta ansvariga för att hålla organiserade register över tryckta dokument och ange aktuell kundinformation i databas- eller kalkylprogram. Mottagare hälsar främst kunder som kommer in på kontoret och besvarar inkommande telefonsamtal, och de överför också vanligtvis samtal till andra avdelningar via ett telefonsystem med flera linjer. Administrativa assistenter kan utföra dessa arkiverings- och kundtjänstuppgifter förutom att ordna sin arbetsgivares dagliga scheman och ordbehandling av en mängd dokument.

Beroende på storleken och resurserna för ett visst företag kan frontpersonalens supportpersonal också vara ansvarig för vissa typer av kundfinansiella transaktioner. De kan behandla kreditkortbetalningar för produkter eller tjänster och utfärda sina kvitton för dessa betalningar. Vissa organisationer som lägger ut sin lönebehandling kan kräva att en av deras främsta kontorsstöd arbetar för att hämta de färdiga kontrollerna från löneföretaget. Denna anställd är då ibland ansvarig för att distribuera kontrollerna till resten av kontoret i tid.

Eftersom ett front office support system är en viktig del av alla organisationer, gör många företag en front office-analys med jämna mellanrum. Denna typ av kvalitetskontrollstudie undersöker effektiviteten, organisationen och professionaliteten hos front office-personalen och formulerar sätt att göra nödvändiga förbättringar. Resultaten av en front office-analys utgör ibland grunden för marknadsföring och lönehöjande beslut för front office-anställda. Supportpersonal som får positiva recensioner från en analys är vanligtvis de som har möjlighet att interagera bra med kunder, arbeta tillsammans som ett team och utföra sina uppgifter med få om några misstag.