Vad är front office -stöd?

front office-stöd innebär en serie arbetsuppgifter som krävs för att hålla den dagliga verksamheten för ett företag som går smidigt. Dessa uppgifter innehåller ofta fältning av kundtelefonsamtal till rätt avdelningar, svarar på klientfrågor, arkiveringsdokument, skriver in data i relevanta datorprogram och bearbetar finansiella transaktioner. Olika typer av front office supportjobb är skräddarsydda för olika företag och organisationer. Medicinska, juridiska, utbildnings- och småföretagens frontkontor har var och en unikt ansvar, även om det övergripande syftet med ett front office är att presentera en professionell och effektiv bild av organisationen för allmänheten.

Olika front office -jobb inkluderar kontor, receptionister och administrativa assistenter. Dessa jobb har vanligtvis olika ansvarsnivåer, beroende på anställdas erfarenhet och utbildning, och de tillhörande uppgifterna kan ibland överlappa varandra för front office -personal i små organisationer. FilClerks ansvarar ofta för att hålla organiserade register över tryckta dokument och ange aktuell kundinformation i datordatabas eller kalkylbladsprogram. Receptionister hälsar främst kunder som kommer in på front office och svarar inkommande telefonsamtal, och de överför vanligtvis också samtal till andra avdelningar via ett multi-line-telefonsystem. Administrativa assistenter kan utföra dessa arkiverings- och kundtjänstuppgifter förutom att ordna sin arbetsgivares dagliga scheman och ordbehandling av en mängd olika dokument.

Beroende på storleken och resurserna för en given verksamhet kan front office supportpersonal också vara ansvarig för vissa typer av kundfinansiella transaktioner. De kan behandla kreditkortsbetalningar för produkter eller tjänster och utfärda kunder sina kvitton för dessa betalningar. Vissa organisationer som lägger ut sin lönbehandling kan kräva en av derasFront Office stöder arbetare för att hämta de färdiga kontrollerna från löneföretaget. Denna anställd är då ibland ansvarig för att distribuera kontrollerna till resten av kontoret i rätt tid.

Eftersom ett front office supportsystem är en viktig del av alla organisationer genomför många företag en front office -analys med regelbundna intervall. Denna typ av kvalitetskontrollstudie undersöker effektiviteten, organisationen och professionalismen hos front office -personalen och formulerar sätt att göra nödvändiga förbättringar. Resultaten av en front office -analys utgör ibland grunden för marknadsföring och lönesökning beslut för front office -anställda. Front office supportpersonal som får positiva recensioner från en analys är vanligtvis de som kan interagera bra med kunder, arbeta tillsammans som ett team och utföra sina uppgifter med få om några misstag.