Hva er Front Office-støtte?

Frontkontorstøtte innebærer en serie stillingsoppgaver som kreves for å holde den daglige driften av en virksomhet jevn. Disse oppgavene inkluderer ofte å utføre kundesamtaler til de riktige avdelingene, svare på spørsmål om klienter, arkivere dokumenter, legge inn data i relevante dataprogrammer og behandle økonomiske transaksjoner. Ulike typer støttejobber i front office er skreddersydd for forskjellige selskaper og organisasjoner. Medisinske, juridiske, pedagogiske og småbedrifter frontkontorer har hver sitt unike ansvar, selv om det overordnede formålet med et frontkontor er å presentere et profesjonelt og effektivt bilde av organisasjonen for publikum.

Ulike front office jobber inkluderer kontorer, resepsjonister og administrative assistenter. Disse jobbene har vanligvis forskjellige ansvarsnivåer, avhengig av ansattes erfaring og utdanning, og de tilknyttede pliktene kan noen ganger overlappe hverandre for front office-ansatte i små organisasjoner. File kontorister er ofte ansvarlige for å føre organiserte poster over trykte dokumenter og legge inn aktuell kundeinformasjon i databaseprogrammer eller regnearkprogrammer. Resepsjonistene hilser først og fremst kunder som kommer inn på kontoret og svarer på innkommende telefonsamtaler, og de overfører også vanligvis samtaler til andre avdelinger via et flerlinjers telefonsystem. Administrative assistenter kan utføre disse arkiverings- og kundeserviceoppgavene i tillegg til å ordne arbeidsgivers daglige timeplaner og tekstbehandling av en rekke dokumenter.

Avhengig av størrelsen og ressursene til en gitt virksomhet, kan frontkontorets støttepersonell også være ansvarlig for noen typer kundeøkonomiske transaksjoner. De kan behandle kredittkortbetalinger for produkter eller tjenester og utstede kunder kvitteringer for disse betalingene. Noen organisasjoner som legger ut lønnsbehandlingen deres, kan kreve at en av frontkontorets støttearbeidere henter de ferdige sjekkene fra lønnsselskapet. Denne ansatte er da noen ganger ansvarlig for å distribuere sjekkene til resten av kontoret på en rettidig måte.

Siden et front office-støttesystem er en viktig del av enhver organisasjon, gjennomfører mange bedrifter en front office-analyse med jevne mellomrom. Denne typen studiekvalitetskontroll undersøker effektiviteten, organisasjonen og profesjonaliteten til de ansatte i frontkontoret og formulerer måter å gjøre nødvendige forbedringer på. Resultatene av en front office-analyse danner noen ganger grunnlaget for promotering og lønnshevingsbeslutninger for front office-ansatte. Støttepersonell på front office som mottar positive anmeldelser fra en analyse er vanligvis de som er i stand til å samhandle godt med kunder, samarbeide som et team og utføre sine oppgaver med få eller noen feil.