Co je podpora Front Office?

Podpora front office zahrnuje řadu pracovních povinností, které jsou vyžadovány k tomu, aby každodenní provoz podniku fungoval hladce. Tyto úkoly často zahrnují vyřizování telefonních hovorů zákazníků do příslušných oddělení, odpovídání na dotazy klientů, ukládání dokumentů, zadávání dat do příslušných programů počítačového softwaru a zpracování finančních transakcí. Různé typy front office podpůrných pracovních míst jsou přizpůsobeny různým společnostem a organizacím. Každá z lékařských, právních, vzdělávacích a malých obchodních front má jedinečnou odpovědnost, i když celkovým účelem front office je představit profesionální a efektivní obraz organizace veřejnosti.

Mezi různé front office práce patří úředníci, recepční a administrativní asistenti. Tato pracovní místa obvykle přicházejí s různou úrovní odpovědnosti v závislosti na zkušenostech zaměstnanců a vzdělání a související povinnosti se někdy mohou pro zaměstnance front office v malých organizacích překrývat. Úředníci souborů jsou často zodpovědní za vedení organizovaných záznamů tištěných dokumentů a za zadávání aktuálních informací o zákaznících do počítačové databáze nebo tabulkových programů. Recepční vítají především zákazníky, kteří vstupují do front office a přijímají příchozí telefonní hovory, a obvykle také přesměrovávají hovory do jiných oddělení prostřednictvím telefonního systému s více linkami. Administrativní pomocníci mohou tyto úkoly týkající se evidence a zákaznických služeb vykonávat kromě zajištění denního rozvrhu zaměstnavatele a zpracování textů různých dokumentů.

V závislosti na velikosti a zdrojích daného podniku mohou být za některé typy finančních transakcí zákazníka také odpovědní pracovníci front office. Mohou zpracovat platby kreditní kartou za produkty nebo služby a vydat zákazníkům své příjmy za tyto platby. Některé organizace, které zadávají své zpracování mezd externě, mohou vyžadovat, aby jeden z jejich pracovníků front office podpory vyzvedl hotové šeky od mzdové společnosti. Tento zaměstnanec je pak někdy zodpovědný za včasné rozeslání šeků do zbytku kanceláře.

Protože systém podpory front office je důležitou součástí každé organizace, mnoho podniků provádí analýzy front office v pravidelných intervalech. Tento typ studie kontroly kvality zkoumá účinnost, organizaci a profesionalitu pracovníků front office a formuluje způsoby, jak provést potřebná zlepšení. Výsledky analýzy front office někdy tvoří základ pro povýšení a rozhodnutí o zvýšení platů pro zaměstnance front office. Pracovníci podpory front office, kteří získají pozitivní hodnocení z analýzy, jsou obvykle ti, kteří jsou schopni dobře komunikovat se zákazníky, spolupracovat jako tým a plnit své povinnosti s několika málo, pokud vůbec nějakými chybami.