Co je podpora front office?

Podpora front office zahrnuje řadu pracovních povinností, které jsou povinny udržovat každodenní provoz podniku hladce. Tyto úkoly často zahrnují telefonní hovory zákazníků do správných oddělení, zodpovězení otázek klientů, podávání dokumentů, zadávání dat do příslušných počítačových softwarových programů a zpracování finančních transakcí. Různé typy pracovních míst na front office jsou přizpůsobeny různým společnostem a organizacím. Medical, legální, vzdělávací a malé firmy přední kanceláře mají jedinečné odpovědnosti, ačkoli celkovým účelem front office je představit profesionální a efektivní obraz organizace veřejnosti. Tato pracovní místa obvykle přicházejí s různou úrovní odpovědnosti, v závislosti na zkušenostech zaměstnanců a vzdělávání a související povinnosti se někdy mohou překrývat pro zaměstnance front office v malých organizacích. SouborÚředníci jsou často zodpovědní za vedení organizovaných záznamů o tištěných dokumentech a zadávání aktuálních informací o zákaznících do počítačové databáze nebo programů tabulky. Recepční primárně pozdravují zákazníky vstupující do front office a odpovídají na příchozí telefonní hovory a také obvykle přenášejí hovory do jiných oddělení prostřednictvím víceslovského telefonního systému. Administrativní asistenti mohou tyto úkoly v oblasti podání a zákaznický servis provádět kromě uspořádání denních harmonogramů zaměstnavatele a zpracování různých dokumentů.

V závislosti na velikosti a zdrojích daného podnikání mohou zaměstnanci front office podporovat také za některé typy finančních transakcí zákazníků. Mohou zpracovávat platby kreditní karty za produkty nebo služby a vydávat zákazníkům jejich příjmy za tyto platby. Některé organizace, které outsourcingují své zpracování mezdPracovníci podpory front office na vyzvednutí hotových šeků od společnosti Payroll Company. Tento zaměstnanec je pak někdy zodpovědný za distribuci kontrol do zbytku kanceláře včas.

Protože systém podpory front office je důležitou součástí jakékoli organizace, mnoho podniků provádí analýzu front office v pravidelných intervalech. Tento typ studie kontroly kvality zkoumá efektivitu, organizaci a profesionalitu zaměstnanců front office a formuluje způsoby, jak dosáhnout potřebných vylepšení. Výsledky analýzy front office někdy tvoří základ pro propagaci a rozhodnutí o zvýšení platů pro zaměstnance front office. Zaměstnanci podpory front office, kteří dostávají pozitivní recenze z analýzy, jsou obvykle ti, kteří jsou schopni dobře komunikovat se zákazníky, spolupracovat jako tým a plnit své povinnosti s několika chybami.