¿Qué es la planificación de adquisiciones?
La planificación de compras es el proceso utilizado por las empresas o instituciones para planificar la actividad de compras durante un período específico de tiempo. Esto se completa comúnmente durante el proceso de presupuestación. Cada año, los departamentos deben solicitar un presupuesto para el personal, los gastos y las compras. Este es el primer paso en el proceso de planificación de compras.
Luego se revisan los presupuestos de todos los departamentos y, en una organización comprometida con la planificación de las adquisiciones, los contadores dedican tiempo a encontrar requisitos de compra comunes. En función de los presupuestos presentados, pueden ordenar a los departamentos que trabajen con compras centrales para combinar sus gastos planificados para productos específicos. Este proceso funciona mejor en una organización comprometida con la reducción de costos. Los problemas relacionados con las fechas de entrega, el cumplimiento del contrato y los problemas de servicio al cliente deben resolverse internamente antes de salir del contrato.
El concepto principal de adquisición es que la planificación, la programación y las compras grupales avanzadas generarán ahorros de costos, una operación comercial más eficiente y, por lo tanto, una mayor rentabilidad. Hay cuatro pasos que forman la base de la planificación de adquisiciones: compras grupales, entregas justo a tiempo, precios negociados a granel y gastos administrativos reducidos.
La compra grupal es el proceso de combinar los requisitos de recursos totales para diferentes departamentos y crear una orden de compra. Los departamentos pueden ubicarse físicamente en una variedad de edificios, con las fechas de entrega, cantidades y condiciones enumeradas en la orden de compra. Esta práctica es cada vez más común en las empresas gubernamentales y del sector público, donde se puede comprar el mismo artículo para una variedad de instituciones diferentes.
La entrega justo a tiempo es un componente central de la planificación de adquisiciones. Bajo este modelo, el costo de almacenamiento corre a cargo del proveedor. Son responsables de garantizar que las cantidades compradas de materiales estén listas y disponibles para su entrega en las fechas y horas especificadas. Este tipo de requisito de entrega generalmente se combina con compras grupales, manteniendo bajos los costos de almacenamiento.
La negociación y fijación de precios a granel es muy importante al completar la planificación de adquisiciones. Las organizaciones que combinan la cantidad total requerida para un período específico de tiempo pueden obtener precios más bajos, en función de un nivel específico de pedido. Las negociaciones generalmente las completa el director de compras o el agente de compras senior.
Los gastos generales administrativos son el costo para la organización de todo el ciclo de compras a pagar. Esto incluye los salarios y los costos de soporte para el personal de adquisiciones, el procesamiento de facturas, la producción de cheques y la resolución de consultas de proveedores. Un proceso organizado y administrado elimina una cantidad significativa de estos costos, ya que se incurre solo una vez por cada producto.