Hva er anskaffelsesplanlegging?

Innkjøpsplanlegging er prosessen som brukes av selskaper eller institusjoner for å planlegge innkjøpsaktivitet i en bestemt periode. Dette fullføres ofte i løpet av budsjetteringsprosessen. Hvert år er avdelingene pålagt å be om budsjett for ansatte, utgifter og kjøp. Dette er det første trinnet i anskaffelsesplanleggingsprosessen.

Budsjettene for alle avdelingene blir deretter gjennomgått, og i en organisasjon som er forpliktet til anskaffelsesplanlegging bruker regnskapsførerne tiden på å finne felles innkjøpskrav. Basert på innsendte budsjetter, kan de henvise avdelinger til å jobbe med sentrale innkjøp for å kombinere planlagte utgifter til bestemte varer. Denne prosessen fungerer best i en organisasjon som er opptatt av å redusere kostnader. Problemer rundt leveringsdatoer, kontraktens samsvar og problemer med kundeservicen må løses internt før du går ut til kontrakt.

Det primære konseptet med anskaffelser er at avansert planlegging, planlegging og gruppekjøp vil resultere i kostnadsbesparelser, mer effektiv forretningsdrift og derfor økt lønnsomhet. Det er fire trinn som ligger til grunn for anskaffelsesplanlegging: gruppekjøp, bare i tide levering, forhandlet bulk priser og redusert administrativt omkostning.

Gruppekjøp er prosessen med å kombinere de totale ressursbehovene for forskjellige avdelinger og opprette en innkjøpsordre. Avdelingene kan være fysisk lokalisert i en rekke bygninger, med leveringsdatoer, mengder og betingelser oppført i innkjøpsordren. Denne praksisen er stadig mer vanlig i offentlige og offentlige virksomheter, der den samme varen kan kjøpes for en rekke forskjellige institusjoner.

Bare i tide er levering en sentral komponent i anskaffelsesplanlegging. Under denne modellen blir kostnadene for lagring ført av leverandøren. De er ansvarlige for at de innkjøpte materialmengdene er klare og tilgjengelige for levering til angitte datoer og klokkeslett. Denne typen leveringskrav er vanligvis kombinert med gruppekjøp, noe som holder lagringskostnadene nede.

Bulkprising og forhandling er veldig viktig når du fullfører anskaffelsesplanlegging. Organisasjoner som kombinerer den totale mengden som kreves for en bestemt periode, kan få lavere priser, basert på et spesifikt bestillingsnivå. Forhandlingene gjennomføres vanligvis av anskaffelsesdirektøren eller den øverste innkjøpsagenten.

Administrasjonskostnader er kostnadene for organisasjonen for hele anskaffelsens lønnssyklus. Dette inkluderer lønn og støttekostnader for anskaffelsesmedarbeidere, fakturabehandling, sjekk produksjon og løsning av leverandørhenvendelser. En organisert, administrert prosess eliminerer en betydelig mengde av disse kostnadene, ettersom de bare påløper en gang for hver vare.