Co to jest planowanie zamówień?

Planowanie zakupów jest procesem stosowanym przez firmy lub instytucje do planowania działań zakupowych na określony czas. Jest to zwykle wykonywane w trakcie procesu budżetowania. Każdego roku departamenty muszą wnioskować o budżet na personel, wydatki i zakupy. To pierwszy krok w procesie planowania zakupów.

Budżety dla wszystkich działów są następnie sprawdzane, a w organizacji zajmującej się planowaniem zakupów księgowi poświęcają czas na znalezienie wspólnych wymagań dotyczących zakupów. Na podstawie przedłożonych budżetów mogą skierować działy do ​​pracy z centralnym zakupem, aby połączyć swoje planowane wydatki na określone towary. Ten proces działa najlepiej w organizacji, która dąży do redukcji kosztów. Problemy związane z datami dostawy, zgodnością z umową i obsługą klienta muszą zostać rozwiązane wewnętrznie przed przystąpieniem do umowy.

Podstawową koncepcją zakupów jest to, że zaawansowane planowanie, harmonogramowanie i zakupy grupowe przyniosą oszczędności, bardziej wydajną działalność biznesową, a tym samym zwiększoną rentowność. Podstawą planowania zakupów są cztery etapy: zakup grupowy, dostawa na czas, wynegocjowane ceny hurtowe i zmniejszenie kosztów administracyjnych.

Grupowe zakupy to proces łączenia całkowitych wymagań dotyczących zasobów dla różnych działów i tworzenia jednego zamówienia. Działy mogą być fizycznie zlokalizowane w różnych budynkach, a daty dostawy, ilości i warunki są wymienione w zamówieniu. Praktyka ta jest coraz bardziej powszechna w firmach rządowych i sektorze publicznym, w których ten sam przedmiot można kupić dla wielu różnych instytucji.

Dostawa na czas jest centralnym elementem planowania zakupów. W ramach tego modelu koszty magazynowania ponosi dostawca. Odpowiadają za zapewnienie, że zakupione ilości materiałów są gotowe i dostępne do dostawy w określonych terminach i godzinach. Ten rodzaj zapotrzebowania na dostawę zwykle łączy się z zakupami grupowymi, utrzymując koszty magazynowania na niskim poziomie.

Ceny hurtowe i negocjacje są bardzo ważne przy planowaniu zakupów. Organizacje, które łączą całkowitą ilość wymaganą przez określony czas, mogą uzyskać niższe ceny w oparciu o określony poziom zamówienia. Negocjacje zazwyczaj są kończone przez dyrektora ds. Zakupów lub starszego agenta zakupów.

Koszty administracyjne to koszty ponoszone przez organizację za cały cykl płatności za zamówienia. Obejmuje to wynagrodzenia i koszty wsparcia dla pracowników zaopatrzenia, przetwarzanie faktur, sprawdzanie produkcji i rozwiązywanie zapytań od dostawców. Zorganizowany, zarządzany proces eliminuje znaczną część tych kosztów, ponieważ są one ponoszone tylko raz na każdy towar.