Was ist Beschaffungsplanung?
Die Beschaffungsplanung ist der Prozess, mit dem Unternehmen oder Institutionen Einkaufsaktivitäten für einen bestimmten Zeitraum planen. Dies wird normalerweise während des Budgetierungsprozesses durchgeführt. Jedes Jahr müssen die Abteilungen ein Budget für Personal, Ausgaben und Einkäufe anfordern. Dies ist der erste Schritt im Beschaffungsplanungsprozess.
Anschließend werden die Budgets für alle Abteilungen überprüft. In einer Organisation, die sich der Beschaffungsplanung verschrieben hat, nehmen sich die Buchhalter die Zeit, um gemeinsame Einkaufsanforderungen zu finden. Basierend auf den eingereichten Budgets können sie die Abteilungen anweisen, mit dem zentralen Einkauf zusammenzuarbeiten, um ihre geplanten Ausgaben für bestimmte Waren zu kombinieren. Dieser Prozess funktioniert am besten in einer Organisation, die sich der Kostensenkung verschrieben hat. Probleme mit Lieferterminen, der Einhaltung von Verträgen und dem Kundenservice müssen vor Vertragsabschluss intern gelöst werden.
Das Hauptkonzept der Beschaffung besteht darin, dass durch Vorausplanung, Terminplanung und Gruppenkauf Kosteneinsparungen, eine effizientere Geschäftstätigkeit und damit eine höhere Rentabilität erzielt werden. Die Beschaffungsplanung basiert auf vier Schritten: Gruppenkauf, Just-in-Time-Lieferung, Verhandlung der Staffelpreise und Reduzierung des Verwaltungsaufwands.
Beim Gruppenkauf werden die gesamten Ressourcenanforderungen für verschiedene Abteilungen kombiniert und eine Bestellung erstellt. Die Abteilungen können sich physisch in einer Reihe von Gebäuden befinden, wobei die Liefertermine, Mengen und Bedingungen in der Bestellung aufgeführt sind. Diese Praxis ist in staatlichen und öffentlichen Unternehmen immer häufiger anzutreffen, in denen derselbe Artikel für eine Reihe verschiedener Institutionen erworben werden kann.
Die termingerechte Lieferung ist ein zentraler Bestandteil der Beschaffungsplanung. Bei diesem Modell werden die Lagerkosten vom Lieferanten getragen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die gekauften Materialmengen zu den angegebenen Terminen und Zeiten zur Auslieferung bereitstehen. Diese Art der Lieferung ist in der Regel mit dem Kauf einer Gruppe verbunden, um die Lagerkosten niedrig zu halten.
Mengenpreise und Verhandlungen sind sehr wichtig, wenn Sie die Beschaffungsplanung abschließen. Unternehmen, die die für einen bestimmten Zeitraum erforderliche Gesamtmenge kombinieren, können auf der Grundlage einer bestimmten Bestellstufe niedrigere Preise erzielen. Die Verhandlungen werden in der Regel vom Einkaufsleiter oder Senior-Einkäufer abgeschlossen.
Der administrative Aufwand ist der Aufwand für die Organisation, den der gesamte Beschaffungszyklus zu zahlen hat. Dies umfasst die Gehälter und Supportkosten für das Beschaffungspersonal, die Rechnungsbearbeitung, die Prüfung der Produktion und die Lösung von Lieferantenanfragen. Ein organisierter, verwalteter Prozess eliminiert einen erheblichen Teil dieser Kosten, da sie für jede Ware nur einmal anfallen.