Vad är upphandlingsplanering?

Upphandlingsplanering är den process som används av företag eller institutioner för att planera inköpsaktivitet under en viss tidsperiod. Detta avslutas vanligtvis under budgeteringsprocessen. Varje år måste avdelningarna begära budget för personal, utgifter och inköp. Detta är det första steget i upphandlingsplaneringsprocessen.

Budgetarna för alla avdelningar granskas sedan, och i en organisation som är engagerad i upphandlingsplanering lägger bokförarna tid på att hitta gemensamma inköpskrav. Baserat på de inlämnade budgetarna kan de leda avdelningarna att arbeta med centrala inköp för att kombinera sina planerade utgifter för specifika varor. Denna process fungerar bäst i en organisation som har åtagit sig att sänka kostnaderna. Frågor kring leveransdatum, avtalets efterlevnad och problem med kundtjänst måste lösas internt innan de går ut på kontrakt.

Det främsta upphandlingsbegreppet är att avancerad planering, schemaläggning och gruppköp kommer att resultera i kostnadsbesparingar, effektivare affärsdrift och därmed ökad lönsamhet. Det finns fyra steg som ligger till grund för upphandlingsplanering: gruppköp, precis i tidleverans, förhandlade bulkprissättning och minskad administrativt omkostnad.

Gruppköp är processen att kombinera de totala resurskraven för olika avdelningar och skapa en inköpsorder. Avdelningarna kan vara fysiskt belägna i en rad byggnader med leveransdatum, kvantiteter och villkor som anges i inköpsorder. Denna praxis är allt vanligare i statliga och offentliga företag, där samma objekt kan köpas för en rad olika institutioner.

Just i tid är leverans en central del av upphandlingsplaneringen. Enligt denna modell bärs lagringskostnaderna av leverantören. De ansvarar för att de köpta mängderna material är redo och tillgängliga för leverans vid de angivna datum och tider. Denna typ av leveranskrav kombineras vanligtvis med gruppköp, vilket håller lagringskostnaderna nere.

Bulkprissättning och förhandling är mycket viktigt när man slutför upphandlingsplaneringen. Organisationer som kombinerar den totala mängden som krävs under en viss tidsperiod kan få lägre priser baserat på en beställningsnivå. Förhandlingarna slutförs vanligtvis av upphandlingsdirektören eller den högre inköpsagenten.

Administrativt omkostnad är organisationens kostnader för hela betalningscykeln för upphandling. Detta inkluderar löner och supportkostnader för anskaffningspersonal, fakturabehandling, kontroll av produktion och lösning av leverantörsförfrågningar. En organiserad, hanterad process eliminerar en betydande mängd av dessa kostnader, eftersom de endast uppstår en gång för varje råvara.