Hvad er planlægning af indkøb?

Indkøbsplanlægning er den proces, der anvendes af virksomheder eller institutioner til at planlægge købsaktivitet i en bestemt periode. Dette afsluttes ofte under budgetteringsprocessen. Hvert år er afdelingerne forpligtet til at anmode om budget for personale, udgifter og køb. Dette er det første trin i udbudsplanlægningsprocessen.

Budgetterne for alle afdelinger gennemgås derefter, og i en organisation, der er forpligtet til udbudsplanlægning, bruger regnskabsfolk tid på at finde fælles indkøbskrav. Baseret på de forelagte budgetter kan de henvise afdelingerne til at arbejde med centrale indkøb for at kombinere deres planlagte udgifter til specifikke råvarer. Denne proces fungerer bedst i en organisation, der er forpligtet til at reducere omkostninger. Spørgsmål omkring leveringsdatoer, kontraktens overholdelse og kundeserviceproblemer skal løses internt, før de går ud til kontrakt.

Det primære koncept med indkøb er, at avanceret planlægning, planlægning og gruppekøb vil resultere i omkostningsbesparelser, mere effektiv forretningsdrift og derfor øget rentabilitet. Der er fire trin, der danner grundlaget for indkøbsplanlægning: gruppekøb, lige i tide levering, forhandlede bulkpriser og reduceret administrativ omkostning.

Gruppekøb er processen med at kombinere de samlede ressourcebehov for forskellige afdelinger og oprette en indkøbsordre. Afdelingerne kan være fysisk placeret i en række bygninger med leveringsdatoer, mængder og betingelser anført i indkøbsordren. Denne praksis er i stigende grad almindelig i offentlige og offentlige virksomheder, hvor den samme vare kan købes til en række forskellige institutioner.

Lige i tide er levering en central del af indkøbsplanlægningen. Under denne model opføres omkostningerne ved opbevaring af leverandøren. De er ansvarlige for at sikre, at de købte mængder af materialer er klar og tilgængelige til levering på de specificerede datoer og tidspunkter. Denne type leveringskrav er typisk kombineret med gruppekøb, hvilket holder lageromkostningerne nede.

Prisen på bulk og forhandling er meget vigtig, når planlægningen af ​​indkøb gennemføres. Organisationer, der kombinerer den samlede mængde, der kræves i en bestemt periode, er i stand til at få lavere priser baseret på et specifikt bestillingsniveau. Forhandlinger afsluttes typisk af indkøbsdirektøren eller den øverste købsagent.

Administrativt overhead er organisationens omkostninger for hele anskaffelsens løncyklus. Dette inkluderer lønninger og supportomkostninger for indkøbspersonale, fakturabehandling, kontrol af produktion og løsning af sælgerhenvendelser. En organiseret, administreret proces eliminerer en betydelig mængde af disse omkostninger, da de kun afholdes én gang for hver vare.