Wat is inkoopplanning?
Inkoopplanning is het proces dat door bedrijven of instellingen wordt gebruikt om inkoopactiviteiten voor een specifieke periode te plannen. Dit wordt meestal voltooid tijdens het budgetteringsproces. Elk jaar moeten afdelingen budget aanvragen voor personeel, uitgaven en aankopen. Dit is de eerste stap in het inkoopplanningsproces.
De budgetten voor alle afdelingen worden vervolgens beoordeeld en in een organisatie die zich inzet voor inkoopplanning besteden de accountants tijd aan het vinden van gemeenschappelijke inkoopvereisten. Op basis van de ingediende budgetten kunnen ze afdelingen opdracht geven om te werken met centrale inkoop om hun geplande uitgaven voor specifieke goederen te combineren. Dit proces werkt het beste in een organisatie die zich inzet voor het verlagen van kosten. Problemen met leveringsdatums, contractnaleving en problemen met de klantenservice moeten intern worden opgelost voordat u een contract sluit.
Het primaire concept van inkoop is dat geavanceerde planning, planning en groepsaankopen kostenbesparingen, een efficiëntere bedrijfsvoering en dus een hogere winstgevendheid tot gevolg hebben. Er zijn vier stappen die de basis vormen voor inkoopplanning: inkoop op groepsniveau, just-in-time levering, onderhandelde bulkprijzen en lagere administratieve overhead.
Groeps kopen is het combineren van de totale benodigde middelen voor verschillende afdelingen en het creëren van één inkooporder. De afdelingen kunnen fysiek in een reeks gebouwen worden geplaatst, waarbij de leverdata, hoeveelheden en voorwaarden in de inkooporder worden vermeld. Deze praktijk komt steeds vaker voor bij bedrijven in de overheid en de publieke sector, waar hetzelfde item kan worden gekocht voor verschillende instellingen.
Just in time levering is een centraal onderdeel van inkoopplanning. In dit model worden de opslagkosten gedragen door de leverancier. Ze zijn ervoor verantwoordelijk dat de gekochte hoeveelheden materialen klaar en beschikbaar zijn voor levering op de opgegeven datums en tijden. Dit type bezorgvereiste wordt meestal gecombineerd met groepsaankopen, waardoor de opslagkosten laag blijven.
Bulkprijzen en onderhandelen zijn erg belangrijk bij het voltooien van inkoopplanning. Organisaties die de totale hoeveelheid combineren die nodig is voor een specifieke periode, kunnen lagere prijzen krijgen op basis van een specifiek bestelniveau. Onderhandelingen worden doorgaans afgerond door de inkoopdirecteur of senior inkoopagent.
Administratieve overhead is de kost voor de organisatie voor de gehele inkoop-tot-betalingscyclus. Dit omvat de salarissen en ondersteuningskosten voor inkooppersoneel, factuurverwerking, productie van cheques en het oplossen van vragen van leveranciers. Een georganiseerd, beheerd proces elimineert een aanzienlijk deel van deze kosten, omdat ze slechts eenmaal voor elke grondstof worden gemaakt.