¿Qué es la gestión de suministros?
Supply Management es un término que se utiliza para describir los procesos utilizados por muchas compañías para adquirir, inventario y distribuir elementos que se utilizan en las operaciones en curso del negocio. El proceso de gestión de suministros se refiere a las materias primas utilizadas en la producción, así como en los suministros de oficina, componentes para la reparación de la máquina y cualquier otro artículo que se use internamente para la función continua de la empresa. Un objetivo importante de la gestión efectiva de la cadena de suministro es equilibrar la necesidad de tener elementos disponibles cuando sea necesario para mantener un inventario más pequeño, lo que permite que la compañía transporte menos gastos generales.
Para muchas empresas, el proceso de gestión de suministros comienza con un departamento o grupo de compras centrales. Este grupo coordina activamente la compra de materias primas, piezas de repuesto y suministros, e incluso artículos como copia de papel, lápices y cartuchos de impresora. Un grupo de compras buscará encontrar proveedores rentables y establecer relaciones que permitan al COmpany para comprar artículos, ya sea según sea necesario o en un horario predeterminado que pueda modificarse si es necesario. Luego, el grupo coordina la entrega de los artículos para que lleguen a las instalaciones de la planta poco antes de que sean necesarios.
Para muchas personas dedicadas a la gestión de suministros, un concepto tradicional que gobierna el proceso general se conoce simplemente como uso. El uso se refiere al número de unidades de un elemento determinado que se usan rutinariamente dentro de un período de tiempo determinado, como un mes calendario. Determinar el uso promedio es útil para el gerente de suministro, ya que permite proyectar cuándo se agotará el suministro actual y será necesario pedir más unidades para la entrega poco antes de que sean necesarias.
Al coordinar la compra con el uso, el proceso de gestión de suministros logra dos cosas. Primero, el proceso permite diseñar y permanecer en unPresupuesto viable, asegurando que los materiales y otros artículos necesarios para mantener la empresa funcionen siempre. En segundo lugar, la gestión de suministro efectiva también facilita la practicación del control de inventario responsable, manteniendo el número de unidades a mano de cualquier artículo dado dentro de un cierto nivel y, por lo tanto, minimizando las empresas de carga fiscal que pagan sobre materias primas, bienes en proceso y productos terminados.
En tiempos pasados, el proceso de gestión de suministros se basó en gran medida en un proceso manual de mantenimiento de registros que rastreó el pedido, la recepción y el desembolso de cada artículo adquirido para el uso de la empresa. Como parte de estos registros manuales, fue esencial calcular el uso basado en las fechas de problemas para diferentes departamentos dentro de la empresa. Hoy, el software de gestión de suministros maneja muchos de los cálculos automáticamente a medida que los recibos y los desembolsos se publican en la base de datos. Esto hace posible que los gerentes de suministro ejecute rápidamente informes que indiquen qué elementos deben reordenarse al siguiente.ek y cuántas unidades de cada artículo deben ser ordenadas.
Algunos de los programas de software de gestión de suministros más sólidos incluso son capaces de crear formularios de aprobación de pedidos internos electrónicos y de copias impresas, como solicitudes que se envían a un departamento de compras centrales y se les asigna un número de factura a referencia en el pedido real. El software de este tipo a menudo puede crear formularios de cumplimiento de pedidos y distribuir copias a los departamentos autorizados una vez que los materiales realmente se reciben en el sitio donde se utilizarán.