Was ist Beschaffungsmanagement?
Supply Management ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Prozesse zu beschreiben, die von vielen Unternehmen verwendet werden, um Artikel zu erwerben, zu inventarisieren und zu verteilen, die im laufenden Betrieb des Unternehmens verwendet werden. Der Prozess des Supply Managements befasst sich mit den in der Produktion verwendeten Rohstoffen sowie mit Bürobedarf, Komponenten für die Maschinenreparatur und anderen Elementen, die intern für die laufende Funktion des Unternehmens verwendet werden. Ein wichtiges Ziel eines effektiven Lieferkettenmanagements ist es, die Notwendigkeit, bei Bedarf Artikel vorrätig zu haben, mit einem geringeren Lagerbestand in Einklang zu bringen, damit das Unternehmen weniger Overhead hat.
Für viele Unternehmen beginnt der Supply-Management-Prozess mit einer zentralen Einkaufsabteilung oder -gruppe. Diese Gruppe koordiniert aktiv den Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie von Gegenständen wie Kopierpapier, Stiften und Druckerpatronen. Eine Einkäufergruppe sucht nach kosteneffizienten Anbietern und baut Beziehungen auf, die es dem Unternehmen ermöglichen, Artikel entweder nach Bedarf oder nach einem festgelegten Zeitplan zu kaufen, der bei Bedarf geändert werden kann. Die Gruppe koordiniert dann die Zustellung der Artikel, so dass diese kurz vor ihrem Bedarf in den Werksanlagen eintreffen.
Für viele Menschen, die sich mit Supply Management beschäftigen, wird ein bewährtes Konzept, das den gesamten Prozess regelt, einfach als Nutzung bezeichnet. Die Verwendung bezieht sich auf die Anzahl der Einheiten eines bestimmten Elements, die routinemäßig innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens verwendet werden, z. B. ein Kalendermonat. Das Ermitteln des durchschnittlichen Verbrauchs ist für den Supply Manager hilfreich, da damit prognostiziert werden kann, wann der aktuelle Vorrat erschöpft ist und es erforderlich ist, kurz vor dem Bedarf weitere Einheiten für die Lieferung zu bestellen.
Durch die Koordination des Einkaufs mit der Nutzung werden im Supply-Management-Prozess zwei Dinge erreicht. Erstens ermöglicht es der Prozess, ein funktionsfähiges Budget zu entwerfen und beizubehalten, um sicherzustellen, dass die Materialien und anderen Elemente, die für die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit des Unternehmens erforderlich sind, immer vorhanden sind. Zweitens macht es ein effektives Beschaffungsmanagement auch einfach, eine verantwortungsvolle Bestandskontrolle durchzuführen, indem die Anzahl der verfügbaren Einheiten für einen bestimmten Artikel auf einem bestimmten Niveau gehalten und so die Steuerlast minimiert wird, die die Unternehmen für Rohstoffe, in Bearbeitung befindliche Waren und Fertigerzeugnisse zahlen.
In der Vergangenheit stützte sich der Supply-Management-Prozess in hohem Maße auf einen manuellen Aufzeichnungsprozess, der die Bestellung, den Empfang und die Auszahlung aller für die Verwendung durch das Unternehmen erworbenen Artikel verfolgte. Im Rahmen dieser manuellen Aufzeichnungen war es unerlässlich, die Nutzung basierend auf den Ausgabeterminen für verschiedene Abteilungen innerhalb des Unternehmens zu berechnen. Heutzutage wickelt die Supply-Management-Software viele Berechnungen automatisch ab, wenn Ein- und Auszahlungen in die Datenbank gebucht werden. Auf diese Weise können Supply Manager schnell Berichte erstellen, aus denen hervorgeht, welche Artikel in der nächsten Woche nachbestellt werden sollen und wie viele Einheiten von jedem Artikel bestellt werden sollen.
Einige der robusteren Supply-Management-Softwareprogramme können sogar elektronische und gedruckte Genehmigungsformulare für Innenaufträge erstellen, z. B. Anforderungen, die an eine zentrale Einkaufsabteilung weitergeleitet und mit einer Rechnungsnummer versehen werden, auf die bei der tatsächlichen Bestellung verwiesen wird. Software dieses Typs kann häufig Auftragserfüllungsformulare erstellen und Kopien an autorisierte Abteilungen verteilen, sobald die Materialien tatsächlich an dem Ort eingegangen sind, an dem sie verwendet werden.