Co to jest zarządzanie dostawami?
Zarządzanie zaopatrzeniem jest terminem używanym do opisania procesów wykorzystywanych przez wiele firm w celu nabywania, inwentaryzacji i dystrybucji towarów używanych w bieżącej działalności firmy. Proces zarządzania dostawami dotyczy surowców wykorzystywanych w produkcji, a także materiałów biurowych, komponentów do naprawy maszyn i wszelkich innych elementów, które są używane wewnętrznie do bieżącej funkcji firmy. Głównym celem skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw jest zrównoważenie potrzeby posiadania przedmiotów pod ręką, przy zachowaniu mniejszych zapasów, co pozwala firmie ponieść mniejsze koszty ogólne.
W przypadku wielu firm proces zarządzania dostawami rozpoczyna się od centralnego działu zakupów lub grupy. Ta grupa aktywnie koordynuje zakup surowców, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, a nawet przedmiotów, takich jak papier do kopiowania, ołówki i wkłady do drukarek. Grupa zakupowa będzie dążyć do znalezienia opłacalnych dostawców i ustanowienia relacji, które pozwolą firmie na zakup przedmiotów albo w razie potrzeby, albo według wcześniej ustalonego harmonogramu, który w razie potrzeby można zmienić. Grupa koordynuje następnie dostawę przedmiotów, tak aby dotarły one do zakładów produkcyjnych na krótko przed ich użyciem.
Dla wielu osób zajmujących się zarządzaniem zaopatrzeniem, uświęcona czasowo koncepcja, która rządzi całym procesem, znana jest po prostu jako wykorzystanie. Użycie odnosi się do liczby jednostek danego elementu, które są rutynowo używane w określonym przedziale czasowym, na przykład w jednym miesiącu kalendarzowym. Określenie średniego zużycia jest pomocne dla menedżera dostaw, ponieważ umożliwia prognozowanie, kiedy bieżąca dostawa zostanie wyczerpana i konieczne będzie zamówienie większej liczby jednostek do dostawy na krótko przed ich użyciem.
Koordynując zakup z wykorzystaniem, proces zarządzania dostawami realizuje dwie rzeczy. Po pierwsze, proces umożliwia zaprojektowanie i utrzymanie wykonalnego budżetu, zapewniając, że materiały i inne elementy potrzebne do utrzymania funkcjonowania firmy są zawsze obecne. Po drugie, efektywne zarządzanie dostawami ułatwia również praktykę odpowiedzialnej kontroli zapasów, utrzymując liczbę jednostek pod ręką na danym poziomie na określonym poziomie, a tym samym minimalizując obciążenia podatkowe płacone przez firmy za surowce, towary w toku i towary gotowe.
W przeszłości proces zarządzania dostawami opierał się w dużej mierze na ręcznym procesie ewidencji, który śledził zamawianie, odbiór i wypłatę każdego przedmiotu nabytego na użytek firmy. W ramach tych ręcznych zapisów niezbędne było obliczenie zużycia na podstawie dat wydania dla różnych działów w firmie. Obecnie oprogramowanie do zarządzania dostawami obsługuje wiele obliczeń automatycznie, gdy wpływy i wypłaty są księgowane w bazie danych. Umożliwia to menedżerom zaopatrzenia szybkie uruchamianie raportów wskazujących, które elementy należy zamówić w następnym tygodniu i ile jednostek należy zamówić.
Niektóre z bardziej niezawodnych programów do zarządzania dostawami są nawet zdolne do tworzenia elektronicznych i drukowanych wewnętrznych formularzy zatwierdzania zamówień, takich jak zapotrzebowania, które są przekazywane do centralnego działu zakupów i którym przypisany jest numer faktury, do którego można się odnieść do rzeczywistego zamówienia. Oprogramowanie tego typu może często tworzyć formularze realizacji zamówień i dystrybuować kopie do autoryzowanych działów po faktycznym otrzymaniu materiałów w miejscu, w którym zostaną wykorzystane.