Co je řízení zásob?
Řízení dodávek je termín, který se používá k popisu procesů používaných mnoha společnostmi k získávání, inventarizaci a distribuci položek, které se používají v probíhajících činnostech podniku. Proces řízení dodávek se týká surovin používaných ve výrobě, kancelářských potřeb, komponentů pro opravy strojů a jakýchkoli jiných položek, které se interně používají pro pokračující fungování společnosti. Hlavním cílem efektivního řízení dodavatelského řetězce je vyvážit potřebu mít po ruce položky s udržováním menších zásob, což společnosti umožní přenášet méně režijních nákladů.
Pro mnoho společností začíná proces řízení zásobování centrálním nákupním oddělením nebo skupinou. Tato skupina aktivně koordinuje nákup surovin, náhradních dílů a spotřebního materiálu a dokonce i položek, jako je kopírovací papír, tužky a tiskové kazety. Nákupní skupina bude usilovat o nalezení nákladově efektivních prodejců a navázat vztahy, které umožní společnosti nakupovat položky buď podle potřeby, nebo podle předem stanoveného harmonogramu, který lze v případě potřeby změnit. Skupina pak koordinuje dodávku zboží tak, aby dorazila do zařízení závodu krátce před tím, než bude potřeba.
Pro mnoho lidí zabývajících se řízením zásob je časově uznávaný koncept, kterým se řídí celkový proces, známý jako použití. Použití se týká počtu jednotek dané položky, které se běžně používají v daném časovém rámci, například v jednom kalendářním měsíci. Určení průměrného využití je pro manažera zásobování užitečné, protože umožňuje projektovat, kdy bude vyčerpán současný zdroj, a bude nutné objednat další jednotky k dodání krátce předtím, než budou potřeba.
Koordinováním nákupu s použitím proces řízení zásob provádí dvě věci. Za prvé, tento proces umožňuje navrhnout a zůstat v realizovatelném rozpočtu a zajistit, aby materiály a další položky potřebné k udržení funkčnosti společnosti byly vždy přítomny. Za druhé, efektivní řízení dodávek také usnadňuje praktickou zodpovědnou kontrolu zásob, udržování počtu jednotek po ruce s jakoukoli danou položkou na určité úrovni, a tím minimalizaci daňového zatížení společností platících za suroviny, zboží v procesu a hotové zboží.
V minulosti se proces řízení zásobování silně spoléhal na proces manuálního vedení záznamů, který sledoval objednávání, příjem a výplatu každé položky získané pro použití společností. V rámci těchto manuálních záznamů bylo nezbytné vypočítat využití na základě data vydání pro různá oddělení v rámci společnosti. Software pro správu dodávek dnes zpracovává mnoho výpočtů automaticky, protože příjmy a výplaty jsou zaúčtovány do databáze. To umožňuje manažerům zásobování rychle spouštět zprávy, které uvádějí, které položky by měly být v příštím týdnu změněny a kolik jednotek by mělo být objednáno.
Některé z robustnějších softwarových programů pro správu dodávek jsou dokonce schopny vytvářet elektronické a tištěné formuláře pro schvalování interních objednávek, jako jsou rekvizice, které jsou předávány centrálnímu nákupnímu oddělení a je jim přiřazeno číslo faktury, na které se odkazuje na skutečnou objednávku. Software tohoto typu může často vytvářet formuláře plnění objednávek a distribuovat kopie autorizovaným oddělením, jakmile jsou materiály skutečně přijaty na místě, kde budou použity.