Wat is supply management?
Supply management is een term die wordt gebruikt om de processen te beschrijven die door veel bedrijven worden gebruikt om items te verwerven, inventariseren en distribueren die worden gebruikt in de lopende bedrijfsactiviteiten. Het proces van supply management houdt zich bezig met de grondstoffen die worden gebruikt in de productie, evenals kantoorbenodigdheden, componenten voor machineherstel en andere items die intern worden gebruikt voor de voortdurende functie van het bedrijf. Een belangrijk doel van effectief supply chain management is om een balans te vinden tussen de behoefte om artikelen bij de hand te hebben wanneer dat nodig is met het onderhouden van een kleinere voorraad, waardoor het bedrijf minder overhead kan dragen.
Voor veel bedrijven begint het supply management-proces met een centrale inkoopafdeling of -groep. Deze groep coördineert actief de aankoop van grondstoffen, vervangende onderdelen en benodigdheden, en zelfs items zoals kopieerpapier, potloden en printercartridges. Een inkoopgroep zal proberen kostenefficiënte leveranciers te vinden en relaties aan te gaan waarmee het bedrijf artikelen kan kopen op basis van behoefte of volgens een vooraf bepaald schema dat indien nodig kan worden gewijzigd. De groep coördineert vervolgens de levering van de artikelen zodat ze kort voordat ze nodig zijn, bij de fabriek aankomen.
Voor veel mensen die zich bezighouden met supply management, staat een alomtegenwoordig concept dat het hele proces beheerst eenvoudigweg bekend als gebruik. Gebruik verwijst naar het aantal eenheden van een bepaald item dat routinematig wordt gebruikt binnen een bepaald tijdsbestek, zoals een kalendermaand. Het bepalen van het gemiddelde gebruik is handig voor de supply manager, omdat het mogelijk is om te projecteren wanneer de huidige supply op is en het nodig zal zijn om meer eenheden te bestellen voor levering kort voordat ze nodig zijn.
Door de inkoop en het gebruik te coördineren, bereikt het supply managementproces twee dingen. Ten eerste maakt het proces het mogelijk om een werkbaar budget te ontwerpen en te houden, zodat de materialen en andere items die nodig zijn om het bedrijf functioneel te houden altijd aanwezig zijn. Ten tweede maakt effectief voorraadbeheer het ook gemakkelijk om verantwoorde voorraadcontrole uit te oefenen, waarbij het aantal eenheden dat voor een bepaald artikel beschikbaar is, binnen een bepaald niveau blijft en dus de belastingdruk die bedrijven betalen op grondstoffen, goederen in bewerking en afgewerkte goederen wordt geminimaliseerd.
In het verleden was het supply management-proces sterk afhankelijk van een handmatig registratieproces dat het bestellen, ontvangen en uitbetalen van elk item dat voor bedrijfsgebruik was verkregen, volgde. Als onderdeel van deze handmatige records was het essentieel om het gebruik te berekenen op basis van de uitgiftedata voor verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Tegenwoordig verwerkt supply management software veel van de berekeningen automatisch wanneer ontvangsten en betalingen in de database worden geboekt. Dit maakt het mogelijk voor supply managers om snel rapporten uit te voeren die aangeven welke artikelen de volgende week opnieuw moeten worden besteld en hoeveel eenheden van elk artikel moeten worden besteld.
Sommige van de robuustere softwareprogramma's voor supply management zijn zelfs in staat om elektronische en gedrukte interne bestelgoedkeuringsformulieren te maken, zoals aanvragen die worden doorgestuurd naar een centrale inkoopafdeling en een factuurnummer toegewezen krijgen waarnaar moet worden verwezen op de werkelijke bestelling. Software van dit type kan vaak bestelformulieren maken en kopieën verspreiden naar geautoriseerde afdelingen zodra het materiaal daadwerkelijk is ontvangen op de site waar het zal worden gebruikt.