Hva er forsyningsstyring?

Supply management er et begrep som brukes for å beskrive prosessene som brukes av mange selskaper for å skaffe, lagerføre og distribuere elementer som brukes i den pågående driften av virksomheten. Prosessen med forsyningsstyring dreier seg om råvarene som brukes i produksjonen, samt kontorrekvisita, komponenter til maskinreparasjon og andre gjenstander som brukes internt for den pågående funksjonen til selskapet. Et hovedmål med effektiv styring av forsyningskjeden er å balansere behovet for å ha varer på hånden når det er nødvendig med å opprettholde en mindre varebeholdning, slik at selskapet kan ha mindre kostnader.

For mange selskaper begynner tilbudsstyringsprosessen med en sentral innkjøpsavdeling eller gruppe. Denne gruppen koordinerer aktivt innkjøp av råvarer, reservedeler og rekvisita, og til og med gjenstander som kopipapir, blyanter og skriverkassetter. En innkjøpsgruppe vil søke å finne kostnadseffektive leverandører og etablere forhold som gjør at selskapet kan kjøpe varer enten etter behov eller etter en forhåndsbestemt tidsplan som kan endres om nødvendig. Gruppen koordinerer deretter levering av varene slik at de ankommer anleggsfasiliteter kort tid før de trengs.

For mange mennesker som driver med forsyningsledelse, er et tidsbegjent konsept som styrer den totale prosessen, kjent som bruk. Bruk refererer til antall enheter for en gitt vare som rutinemessig brukes innenfor en gitt tidsramme, for eksempel en kalendermåned. Å bestemme gjennomsnittlig bruk er nyttig for forsyningssjefen, ettersom det gjør det mulig å projisere når dagens forsyning vil være oppbrukt og det vil være nødvendig å bestille flere enheter for levering kort tid før de trengs.

Ved å koordinere innkjøpet med bruk, oppnår forsyningsstyringsprosessen to ting. For det første gjør prosessen det mulig å designe og forbli i et gjennomførbart budsjett, noe som sikrer at materialene og andre elementer som trengs for å holde selskapet funksjonelt alltid er til stede. For det andre, effektiv forsyningsstyring gjør det også enkelt å praktisere ansvarlig lagerbeholdning, holde antallet enheter til rådighet for en gitt vare innenfor et visst nivå og dermed minimere skattetrykket selskapene betaler på råvarer, varer i prosess og ferdige varer.

Tidligere har forsyningsadministrasjonsprosessen i stor grad vært avhengig av en manuell journalføringsprosess som sporet bestilling, mottak og utbetaling av hvert element som er anskaffet til bedriftsbruk. Som en del av disse manuelle postene var det viktig å beregne bruk basert på utstedelsesdatoene til forskjellige avdelinger i selskapet. I dag håndterer programvaren for forsyningsadministrasjon mange av beregningene automatisk når kvitteringer og utbetalinger legges inn i databasen. Dette gjør det mulig for forsyningssjefer å raskt kjøre rapporter som indikerer hvilke varer som skal ordnes om i løpet av neste uke og hvor mange enheter av hver vare som skal bestilles.

Noen av de mer robuste programvareprogrammene for forsyningsadministrasjon er til og med i stand til å lage elektroniske og papirkopier interne ordregodkjennelsesskjemaer, for eksempel rekvisisjoner som blir videresendt til en sentral innkjøpsavdeling og tildelt et fakturanummer som skal henvises til den faktiske ordren. Programvare av denne typen kan ofte lage skjemaer for ordreoppfyllelse og distribuere kopier til autoriserte avdelinger når materialet faktisk er mottatt på stedet der de skal brukes.