Qu'est-ce que la gestion de l'offre?
La gestion de l'offre est un terme utilisé pour décrire les processus utilisés par de nombreuses entreprises pour acquérir, inventorier et distribuer des éléments utilisés dans les opérations courantes de l'entreprise. Le processus de gestion des approvisionnements concerne les matières premières utilisées dans la production ainsi que les fournitures de bureau, les composants destinés à la réparation des machines et tout autre élément utilisé en interne pour le fonctionnement continu de l'entreprise. Un objectif majeur de la gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement consiste à trouver un équilibre entre le besoin d’avoir des articles à portée de main et le maintien d’un inventaire réduit, ce qui permet à la société de réduire ses frais généraux.
Pour de nombreuses entreprises, le processus de gestion des approvisionnements commence par un service des achats centralisé ou un groupe. Ce groupe coordonne activement l’achat de matières premières, de pièces de rechange et de fournitures, et même d’articles tels que le papier de copie, les crayons et les cartouches d’imprimante. Un groupe d'achats cherchera à trouver des fournisseurs rentables et à établir des relations permettant à l'entreprise d'acheter des articles au besoin ou selon un calendrier préétabli pouvant être modifié si nécessaire. Le groupe coordonne ensuite la livraison des articles afin qu’ils arrivent dans les locaux de l’usine peu de temps avant leur utilisation.
Pour de nombreuses personnes engagées dans la gestion de l'offre, un concept consacré qui régit l'ensemble du processus est simplement appelé utilisation. L'utilisation fait référence au nombre d'unités d'un élément donné qui sont couramment utilisées au cours d'une période donnée, telle qu'un mois calendaire. Déterminer l'utilisation moyenne est utile pour le responsable des approvisionnements, car il permet de prévoir le moment où l'approvisionnement actuel sera épuisé et il sera nécessaire de commander davantage d'unités pour livraison peu de temps avant leur utilisation.
En coordonnant les achats avec l'utilisation, le processus de gestion des approvisionnements accomplit deux choses. Premièrement, le processus permet de concevoir et de rester dans un budget réalisable, en veillant à ce que les matériaux et autres éléments nécessaires au fonctionnement de la société soient toujours présents. Deuxièmement, une gestion efficace des approvisionnements facilite également la gestion responsable des stocks, en maintenant le nombre d'unités disponibles pour un article donné à un certain niveau et en minimisant ainsi le fardeau fiscal que les entreprises paient pour les matières premières, les produits en cours et les produits finis.
Dans le passé, le processus de gestion des approvisionnements s’appuyait fortement sur un processus d’enregistrement manuel qui suivait la commande, la réception et le déboursement de chaque article acquis pour l’utilisation par la société. Dans le cadre de ces enregistrements manuels, il était essentiel de calculer l'utilisation sur la base des dates d'émission dans différents services de l'entreprise. Aujourd'hui, le logiciel de gestion des approvisionnements gère automatiquement bon nombre des calculs au fur et à mesure que les reçus et les décaissements sont enregistrés dans la base de données. Cela permet aux gestionnaires des approvisionnements de générer rapidement des rapports indiquant les articles à réapprovisionner au cours de la semaine à venir et le nombre d'unités de chaque article à commander.
Certains des logiciels les plus robustes de gestion des approvisionnements sont même capables de créer des formulaires d'approbation de commande internes, sous forme électronique et imprimée, tels que les demandes d'achat qui sont transférées à un service des achats central et se voient attribuer un numéro de facture à référencer sur la commande réelle. Un logiciel de ce type peut souvent créer des formulaires de traitement des commandes et en distribuer des copies aux services autorisés une fois que les documents sont réellement reçus sur le site où ils seront utilisés.