Vad är leveranshantering?

Supply management är en term som används för att beskriva de processer som används av många företag för att förvärva, inventera och distribuera objekt som används i den löpande verksamheten i verksamheten. Processen för leveranshantering handlar om råvaror som används i produktionen samt kontorsmaterial, komponenter för maskinreparation och alla andra artiklar som används internt för företagets pågående funktion. Ett huvudmål med effektiv hantering av leveranskedjor är att balansera behovet av att ha artiklar till hands när det behövs med att upprätthålla ett mindre lager, vilket gör att företaget kan ha mindre omkostnader.

För många företag börjar leveranshanteringsprocessen med en central inköpsavdelning eller grupp. Denna grupp samordnar aktivt inköp av råvaror, reservdelar och tillbehör och till och med artiklar som kopieringspapper, pennor och skrivpatroner. En inköpsgrupp försöker hitta kostnadseffektiva leverantörer och upprätta relationer som gör det möjligt för företaget att köpa objekt antingen efter behov eller enligt ett förutbestämt schema som kan ändras vid behov. Gruppen koordinerar sedan leveransen av föremålen så att de anländer till anläggningar kort innan de behövs.

För många som är engagerade i leveranshantering är ett tidshöjd koncept som styr den övergripande processen känt helt enkelt som användning. Användning avser antalet enheter för en given artikel som rutinmässigt används inom en viss tidsram, till exempel en kalendermånad. Att bestämma den genomsnittliga användningen är till nytta för leverantören, eftersom det gör det möjligt att projicera när den nuvarande leveransen kommer att vara slut och det kommer att vara nödvändigt att beställa fler enheter för leverans strax innan de behövs.

Genom att koordinera inköpet med användning gör leveranshanteringsprocessen två saker. För det första gör processen det möjligt att utforma och förbli i en genomförbar budget, vilket säkerställer att materialen och andra föremål som behövs för att hålla företaget funktionellt alltid finns. För det andra, effektiv leveranshantering gör det också enkelt att utöva ansvarsfull lagerkontroll, att hålla antalet enheter till hands för en viss artikel inom en viss nivå och därmed minimera skattebördan som företagen betalar på råmaterial, varor i process och färdiga varor.

Tidigare förlitade sig leveranshanteringsprocessen starkt på en manuell registerföringsprocess som spårade beställning, mottagning och utbetalning av varje objekt som förvärvats för företagets användning. Som en del av dessa manuella poster var det viktigt att beräkna användning baserat på utfärdandedatum till olika avdelningar inom företaget. Idag hanterar programvaran för leveranshantering många av beräkningarna automatiskt när kvitton och utbetalningar publiceras i databasen. Detta gör det möjligt för leverantörschefer att snabbt köra rapporter som anger vilka artiklar som ska ordnas om under nästa vecka och hur många enheter för varje artikel som ska beställas.

Vissa av de mer robusta programvarorna för leveranshantering kan till och med skapa elektroniska och interna beställningsformulär för interna beställningar, till exempel rekvisitioner som vidarebefordras till en central inköpsavdelning och tilldelas ett fakturanummer som ska refereras till den faktiska beställningen. Programvara av denna typ kan ofta skapa beställningsformulär och distribuera kopior till auktoriserade avdelningar när materialet faktiskt har mottagits på platsen där de kommer att användas.