¿Qué es la asignación de tiempo?
La asignación de tiempo es una estrategia que implica determinar los medios más prudentes para asignar o asignar bloques de tiempo a cada tarea o actividad que debe completarse durante el transcurso del día. La idea detrás de la asignación de tiempo es asegurarse de que se reserva suficiente tiempo para que cada tarea se complete correctamente, al tiempo que se limita la oportunidad de perder el tiempo en actividades no esenciales. Desde esta perspectiva, la asignación de tiempo está directamente relacionada con el concepto de eficiencia en el lugar de trabajo, y a menudo puede ayudar en el proceso de evaluar la elección de los pasos que se utilizan para completar cualquier tarea.
Es importante para la tarea de asignación de tiempo identificar cuánto tiempo se requiere para administrar cada tarea de manera efectiva. Dentro del alcance de este tipo de evaluación, establecer límites de tiempo para cada tarea a menudo puede influir en la disposición de un área de trabajo y simplificar los pasos necesarios para completar con éxito cada tarea. El resultado final es que los empleados pueden realizar cada tarea de manera más eficiente, lo que permite completar más tareas durante el transcurso del día sin sentirse sobrecargados.
El proceso de asignación de tiempo también implica priorizar tareas que deben completarse durante el transcurso del día hábil. Dentro del alcance de este aspecto está la necesidad de organizar el desempeño de varias tareas de una manera que realmente pueda ayudar a completar otras tareas más adelante en el día. Hacerlo ayuda a minimizar la necesidad de repetir tareas en segmentos, al tiempo que retrasa otras tareas que podrían llevarse a cabo. Por ejemplo, un asistente administrativo puede optar por utilizar el concepto general de asignación de tiempo para organizar el día de modo que cualquier correspondencia o correspondencia saliente esté reservada para las últimas dos horas de la jornada laboral, lo que permite completar otras tareas que pueden agregar a esa presentación o correspondencia. Hacerlo significa que no hay necesidad de presentar algunos documentos aquí y allá más temprano en el día o crear correspondencia que puede tener que cambiarse un par de veces debido a eventos que tienen lugar durante todo el día.
Al asignar tiempo suficiente para cada tarea y organizar esas tareas de una manera lógica en términos de secuencia y el impacto en los demás en el lugar de trabajo, tanto el empleado como el empleador se benefician. Los empleados a menudo se sentirán más competentes y capaces de ocuparse de sus tareas asignadas sin sentirse abrumados. Los empleadores se benefician de la realización de más tareas durante el transcurso de la jornada laboral, ya que el aumento de la productividad generalmente conducirá a una mayor generación de ingresos y una reducción en la pérdida de tiempo y otros recursos.