Co je alokace času?
Alokace času je strategie, která zahrnuje stanovení nejpodstatnějších prostředků přiřazení nebo přidělování bloků času každému úkolu nebo činnosti, která musí být dokončena v průběhu dne. Myšlenkou alokace času je zajistit, aby byl vyčleněn dostatek času, aby každý úkol, který měl být správně dokončen, a zároveň omezit příležitost pro zbytečné činnosti. Z tohoto pohledu je alokace času přímo spojena s konceptem účinnosti na pracovišti a často může pomoci při hodnocení výběru kroků, které se používají k dokončení jakéhokoli daného úkolu.
Důležité pro úkol časového alokace je identifikace, kolik času je zapotřebí k efektivnímu řízení každého úkolu. V rámci hodnocení tohoto typu může stanovení časových limitů pro každý úkol často ovlivnit uspořádání pracovní oblasti a zefektivnit kroky nezbytné k úspěšnému dokončení každého úkolu. Konečným výsledkem je, že zaměstnanci jsou schopni provádět EACH úkol efektivněji, což umožňuje dokončit více úkolů v průběhu dne, aniž by se cítil přetížený.
Proces alokace času zahrnuje také prioritní úkoly, které musí být dokončeny v průběhu pracovního dne. V rámci tohoto aspektu je potřeba uspořádat výkon různých úkolů způsobem, který může skutečně pomoci při dokončení dalších úkolů později v den. Pomáhá to minimalizovat potřebu opakovat úkoly v segmentech a zároveň oddálit další úkoly, které lze splnit. Například administrativní asistent se může rozhodnout použít obecný koncept alokace času k uspořádání dne tak, aby jakékoli podání nebo odchozí korespondenci bylo vyhrazeno na posledních pár hodin pracovního dne, což umožňuje dokončit další úkoly, které k tomuto podání nebo korespondenci mohou přidat. To znamená, že není třeba podatNěkolik dokumentů sem a tam dříve během dne nebo vytvořilo korespondenci, která může být nutné změnit několikrát kvůli událostem, které se konají po celý den.
přidělením dostatečného času pro každý úkol a uspořádáním těchto úkolů způsobem, který je logický z hlediska sekvence a dopadu na ostatní na pracovišti, jak zaměstnanec, tak zaměstnavatel. Zaměstnanci se často budou cítit kompetentnější a schopni se starat o své přidělené úkoly, aniž by se cítili ohromeni. Zaměstnavatelé těží z dokončení dalších úkolů v průběhu pracovního dne, protože zvýšená produktivita obvykle povede k většímu tvorbě příjmů a ke snížení ztráty času a dalších zdrojů.