Co je alokace času?
Přidělení času je strategie, která zahrnuje stanovení nejobezřetnějších způsobů přiřazování nebo přidělování bloků času každému úkolu nebo činnosti, které musí být dokončeny v průběhu dne. Účelem přidělení času je zajistit, aby byl pro každý úkol vyčleněn dostatek času na řádné dokončení úkolu, a zároveň omezit příležitost, aby se zbytečně ztrácel čas na nepodstatné činnosti. Z tohoto hlediska je přidělování času přímo spojeno s konceptem efektivity na pracovišti a často může pomoci v procesu hodnocení výběru kroků, které se používají k dokončení daného úkolu.
Důležitým úkolem při přidělování času je identifikace, kolik času je potřeba k efektivnímu zvládnutí každého úkolu. V rámci tohoto hodnocení typu může stanovení časových limitů pro každý úkol často ovlivnit uspořádání pracovní oblasti a zefektivnit kroky nezbytné pro úspěšné dokončení každého úkolu. Konečným výsledkem je, že zaměstnanci jsou schopni provádět každý úkol efektivněji, což umožňuje dokončit více úkolů v průběhu dne bez pocitu přetížení.
Proces přidělování času také zahrnuje stanovení priorit úkolů, které musí být dokončeny v průběhu pracovního dne. V rámci tohoto aspektu je potřeba zajistit provádění různých úkolů způsobem, který může skutečně pomoci při plnění dalších úkolů později v průběhu dne. Pomůže to minimalizovat nutnost opakování úkolů v segmentech a zpožďovat další úkoly, které by mohly být splněny. Administrativní pomocník se například může rozhodnout, že použije obecný koncept přidělování času k uspořádání dne tak, aby veškerá archivační nebo odchozí korespondence byla vyhrazena pro posledních několik hodin pracovního dne, což umožní provádět další úkoly, které mohou být přidány k tomuto podání nebo korespondenci. Znamená to, že není třeba podávat několik dokumentů sem a tam dříve během dne nebo vytvářet korespondenci, která může být nutné několikrát změnit kvůli událostem, které se konají během dne.
Přidělením dostatečného času pro každý úkol a uspořádáním těchto úkolů logickým způsobem, pokud jde o posloupnost a dopad na ostatní na pracovišti, je výhoda pro zaměstnance i zaměstnavatele. Zaměstnanci se často budou cítit kompetentnější a schopni se postarat o svěřené úkoly, aniž by se cítili ohromeni. Zaměstnavatelé těží z plnění dalších úkolů v průběhu pracovního dne, protože zvýšená produktivita obvykle povede k vyšší tvorbě příjmů a ke snížení plýtvání časem a dalšími zdroji.