Qu'est-ce que l'attribution de temps?
L'attribution de temps est une stratégie qui consiste à déterminer le moyen le plus prudent d'attribuer ou d'allouer des blocs de temps à chaque tâche ou activité à exécuter au cours de la journée. L’idée sous-jacente à l’attribution de temps est de s’assurer que suffisamment de temps est réservé à chaque tâche pour s’acquitter correctement de sa tâche, tout en limitant la possibilité de perdre du temps pour des activités non essentielles. Dans cette perspective, l’attribution de temps est directement liée au concept d’efficacité sur le lieu de travail et peut souvent aider à évaluer le choix des étapes à suivre pour effectuer une tâche donnée.
Il est important pour l’attribution du temps de déterminer le temps requis pour gérer chaque tâche efficacement. Dans le cadre de cette évaluation de type, la définition de limites de temps pour chaque tâche peut souvent influer sur l'aménagement d'un espace de travail et rationaliser les étapes nécessaires à la bonne exécution de chaque tâche. Le résultat final est que les employés sont en mesure d’accomplir chaque tâche plus efficacement, ce qui permet d’achever plus de tâches au cours de la journée sans se sentir surchargées.
Le processus d’attribution de temps implique également de hiérarchiser les tâches devant être effectuées au cours de la journée de travail. Dans le cadre de cet aspect, il est nécessaire d'organiser l'exécution de diverses tâches de manière à faciliter la réalisation d'autres tâches plus tard dans la journée. Cela permet de minimiser le besoin de répéter des tâches par segments tout en retardant d'autres tâches pouvant être accomplies. Par exemple, un assistant administratif peut choisir d’utiliser le concept général d’attribution de temps pour organiser la journée de manière à ce que toute correspondance ou correspondance sortante soit réservée pour les dernières heures de la journée de travail, ce qui permet d’achever d’autres tâches à ce dépôt ou cette correspondance. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de déposer quelques documents ici et là plus tôt dans la journée ou de créer une correspondance qui peut devoir être changée plusieurs fois en raison d'événements survenus tout au long de la journée.
En attribuant suffisamment de temps à chaque tâche et en organisant ces tâches de manière logique en termes de séquence et d’impact sur les autres sur le lieu de travail, l’employé et l’employeur en retirent des avantages. Les employés se sentiront souvent plus compétents et capables de s’acquitter des tâches qui leur sont assignées sans se sentir dépassés. Les employeurs bénéficient de l'accomplissement de plus de tâches au cours de la journée de travail, car l'augmentation de la productivité entraînera généralement une plus grande génération de revenus et une réduction des pertes de temps et d'autres ressources.