Vad är tidsfördelning?

Tidsallokering är en strategi som innebär att bestämma de mest försiktiga sätten att tilldela eller tilldela tidsblock till varje uppgift eller aktivitet som måste genomföras under dagen. Tanken bakom tidsfördelningen är att se till att tillräckligt med tid avsätts för att varje uppgift ska kunna slutföras ordentligt, samtidigt som man begränsar möjligheten för tid att slösas bort på icke-väsentliga aktiviteter. Ur detta perspektiv är tidsfördelning direkt kopplad till begreppet effektivitet på arbetsplatsen och kan ofta hjälpa till i utvärderingen av valet av steg som används för att slutföra en given uppgift.

Viktigt för uppgiften med tidsfördelning är att identifiera hur mycket tid som krävs för att hantera varje uppgift effektivt. Inom ramen för denna typutvärdering kan inställning av tidsgränser för varje uppgift ofta påverka arrangemanget av ett arbetsområde och effektivisera de steg som krävs för att framgångsrikt slutföra varje uppgift. Slutresultatet är att medarbetarna kan utföra varje uppgift mer effektivt, vilket gör det möjligt att utföra fler uppgifter under dagen utan att känna sig överbelastad.

Processfördelningen innebär också att prioritera uppgifter som måste slutföras under arbetsdagen. Inom ramen för denna aspekt är behovet av att ordna utförandet av olika uppgifter på ett sätt som faktiskt kan hjälpa till att slutföra andra uppgifter senare på dagen. Detta hjälper till att minimera behovet av att upprepa uppgifter i segment, samtidigt som andra uppgifter som kan utföras försenas. Till exempel kan en administrativ assistent välja att använda det allmänna begreppet tidsfördelning för att ordna dagen så att varje arkivering eller utgående korrespondens reserveras under de senaste timmarna av arbetsdagen, vilket gör det möjligt att slutföra andra uppgifter som kan lägga till till den arkiveringen eller korrespondensen. Att göra det innebär att det inte finns något behov att arkivera några dokument här och där tidigare på dagen eller skapa korrespondens som kan behöva ändras ett par gånger på grund av händelser som äger rum under hela dagen.

Genom att tilldela tillräckligt med tid för varje uppgift och ordna dessa uppgifter på ett sätt som är logiskt i termer av sekvens och påverkan på andra på arbetsplatsen, gynnas både den anställda och arbetsgivaren. Anställda känner ofta mer kompetenta och kapabla att ta hand om sina uppdrag utan att känna sig överväldigade. Arbetsgivarna drar nytta av avslutningen av fler uppgifter under arbetsdagen, eftersom den ökade produktiviteten vanligtvis kommer att leda till större intäktsgenerering och minskad slöseri med tid och andra resurser.