Che cos'è l'allocazione temporale?
L'allocazione del tempo è una strategia che prevede la determinazione dei mezzi più prudenti per assegnare o assegnare blocchi di tempo a ciascuna attività o attività che deve essere completata nel corso della giornata. L'idea alla base dell'allocazione del tempo è quella di assicurarsi che sia dedicato abbastanza tempo per completare correttamente ogni attività, limitando al contempo l'opportunità di perdere tempo in attività non essenziali. Da questo punto di vista, l'allocazione dei tempi è direttamente connessa al concetto di efficienza sul luogo di lavoro e può spesso aiutare nel processo di valutazione della scelta dei passaggi utilizzati per completare un determinato compito.
Importante per l'attività di allocazione del tempo è identificare quanto tempo è necessario per gestire efficacemente ciascuna attività. Nell'ambito di questo tipo di valutazione, l'impostazione dei limiti di tempo per ciascuna attività può spesso influenzare la disposizione di un'area di lavoro e semplificare le fasi necessarie per completare con successo ciascuna attività. Il risultato finale è che i dipendenti sono in grado di eseguire ogni attività in modo più efficiente, rendendo possibile completare più attività nel corso della giornata senza sentirsi sovraccariche.
Il processo di allocazione del tempo comporta anche la definizione delle priorità delle attività che devono essere completate nel corso della giornata lavorativa. Nell'ambito di questo aspetto è la necessità di organizzare l'esecuzione di vari compiti in modo tale da poter effettivamente aiutare il completamento di altri compiti nel corso della giornata. Ciò aiuta a ridurre al minimo la necessità di ripetere le attività in segmenti, ritardando altre attività che potrebbero essere eseguite. Ad esempio, un assistente amministrativo può scegliere di utilizzare il concetto generale di allocazione del tempo per organizzare la giornata in modo tale che qualsiasi deposito o corrispondenza in uscita sia riservato per le ultime due ore della giornata lavorativa, rendendo possibile il completamento di altre attività che potrebbero aggiungere a tale deposito o corrispondenza. Ciò significa che non è necessario archiviare alcuni documenti qua e là all'inizio della giornata o creare corrispondenza che potrebbe dover essere cambiata un paio di volte a causa di eventi che si svolgono durante la giornata.
Assegnando tempo sufficiente per ciascuna attività e organizzando tali attività in modo logico in termini di sequenza e impatto sugli altri sul posto di lavoro, sia il dipendente che il datore di lavoro beneficiano. I dipendenti si sentiranno spesso più competenti e in grado di prendersi cura dei loro compiti assegnati senza sentirsi sopraffatti. I datori di lavoro traggono vantaggio dal completamento di più attività nel corso della giornata lavorativa, poiché l'aumento della produttività porterà solitamente a una maggiore generazione di entrate e alla riduzione della perdita di tempo e di altre risorse.