Hva er tidsfordeling?

Tidsfordeling er en strategi som innebærer å bestemme de mest forsvarlige virkemidlene for å tildele eller tildele tidsblokker til hver oppgave eller aktivitet som må fullføres i løpet av dagen. Tanken bak tidsfordelingen er å sørge for at det settes av nok tid til at hver oppgave kan fullføres på riktig måte, samtidig som det begrenser muligheten for at bortkastet tid på ikke-essensielle aktiviteter. Fra dette perspektivet er tidsfordeling direkte knyttet til konseptet om effektivitet på arbeidsplassen, og kan ofte hjelpe i prosessen med å evaluere valg av trinn som brukes for å fullføre en gitt oppgave.

Viktig for oppgaven med tidsfordeling er å identifisere hvor mye tid som kreves for å administrere hver oppgave effektivt. Innenfor rammen av denne typen evaluering, kan det å sette tidsgrenser for hver oppgave ofte påvirke arrangementet av et arbeidsområde og effektivisere trinnene som er nødvendige for å fullføre hver oppgave. Sluttresultatet er at ansatte er i stand til å utføre hver oppgave mer effektivt, noe som gjør det mulig å fullføre flere oppgaver i løpet av dagen uten å føle seg for mye.

Prosessen med tidsfordeling innebærer også å prioritere oppgaver som må fullføres i løpet av arbeidsdagen. Innenfor dette aspektet er behovet for å arrangere utførelsen av forskjellige oppgaver på en måte som faktisk kan hjelpe til med fullføringen av andre oppgaver senere på dagen. Dette hjelper til med å minimere behovet for å gjenta oppgaver i segmenter, mens du forsinker andre oppgaver som kan utføres. For eksempel kan en administrativ assistent velge å bruke det generelle konseptet med tidsfordeling for å arrangere dagen slik at innlevering eller utgående korrespondanse er forbeholdt de siste par timene av arbeidsdagen, noe som gjør det mulig å fullføre andre oppgaver som kan legge til til den innleveringen eller korrespondansen. Dette betyr at det ikke er behov for å arkivere noen få dokumenter her og der tidligere på dagen eller opprette korrespondanse som kanskje må endres et par ganger på grunn av hendelser som finner sted gjennom dagen.

Ved å tildele tilstrekkelig tid til hver oppgave, og ordne disse oppgavene på en måte som er logisk med tanke på sekvens og innvirkningen på andre på arbeidsplassen, har både arbeidstakeren og arbeidsgiveren fordel. Ansatte vil ofte føle seg mer kompetente og i stand til å ta seg av oppgavene sine uten å føle seg overveldet. Arbeidsgivere drar nytte av å fullføre flere oppgaver i løpet av arbeidsdagen, siden den økte produktiviteten vanligvis vil føre til større generasjon av inntekter og redusert sløsing med tid og andre ressurser.