¿Cuáles son los diferentes trabajos de asistente ejecutivo?
Los asistentes ejecutivos realizan una variedad extremadamente amplia de tareas en una gran cantidad de campos, tales como negocios, derecho y educación. Las responsabilidades básicas de un asistente ejecutivo difieren según el tipo de organización para la que trabaja. Sin embargo, hay tareas fundamentales que los asistentes ejecutivos deben realizar independientemente de la organización o empresa que los emplee. Además de las tareas administrativas básicas, a menudo debe representar a la empresa u organización, tomar decisiones importantes y capacitar al personal administrativo de nivel inferior.
Existen grandes diferencias entre los trabajos de asistente ejecutivo y los de secretarias o asistentes administrativos. Los asistentes ejecutivos a menudo toman decisiones importantes con respecto a la programación del tiempo del ejecutivo o gerente que representan. A veces pueden representar a su jefe en las reuniones o tomar decisiones con respecto a su organización. Estas no son tareas que los asistentes administrativos o secretarias realizarían de manera rutinaria. Los trabajos de asistente ejecutivo también requieren un alto nivel de competencia en los negocios u otras áreas específicas relacionadas con sus responsabilidades.
Los trabajos de asistente ejecutivo pueden tomar muchas formas diferentes y requieren diversas responsabilidades. Un asistente ejecutivo que trabaja para una organización sin fines de lucro podría organizar y preparar agendas y actas para las reuniones de la junta. El asistente ejecutivo podría trabajar con clientes, dar cuenta del dinero y realizar llamadas telefónicas de pantalla para el director. Él o ella también puede crear, imprimir y distribuir información para promover la organización sin fines de lucro.
Un asistente ejecutivo que trabaje para un negocio podría presentarse ante un ejecutivo, como un gerente de distrito para una cadena de farmacias, o puede presentarse ante múltiples ejecutivos. En esta capacidad, se podría requerir un asistente ejecutivo para contactar a posibles clientes y concertar reuniones con ellos. El asistente también puede tener que procesar informes de gastos, responder llamadas telefónicas y correos electrónicos, y organizar horarios. En ausencia del jefe, se podría requerir un asistente ejecutivo para tomar decisiones importantes.
Otro entorno en el que un asistente ejecutivo podría trabajar sería en una oficina administrativa del sistema escolar. Allí, él o ella podría, por ejemplo, trabajar exclusivamente con un superintendente o para todo un departamento. El asistente ejecutivo en un entorno educativo puede programar reuniones y administrar o contabilizar el presupuesto. Además, él o ella podría programar entrevistas, planificar reuniones y desarrollar horarios del sistema escolar. En cualquiera de estos puestos, es vital que el asistente ejecutivo tenga excelentes personas y habilidades organizativas.
Se requieren diversos grados de experiencia y educación para los trabajos de asistente ejecutivo. Algunos puestos pueden no requerir educación formal más allá de un diploma de escuela secundaria. Otros pueden requerir un título universitario de dos o cuatro años. Las personas también pueden obtener trabajos de asistente ejecutivo al ascender desde un puesto administrativo o de secretaría de nivel inferior.