Quali sono i diversi lavori di Executive Assistant?
Gli assistenti esecutivi svolgono una varietà estremamente ampia di compiti in un gran numero di settori quali affari, diritto e istruzione. Le responsabilità di base di un assistente esecutivo differiscono in base al tipo di organizzazione per cui lavora. Vi sono, tuttavia, compiti fondamentali che gli assistenti esecutivi devono svolgere indipendentemente dall'organizzazione o dall'azienda che li impiegano. Oltre ai doveri di base del clericale, spesso deve rappresentare la società o l'organizzazione, prendere decisioni importanti e formare personale di livello inferiore.
Vi sono grandi differenze tra i lavori di assistente esecutivo e quelli di segretari o assistenti amministrativi. Gli assistenti esecutivi spesso prendono decisioni importanti in merito alla pianificazione dell'orario del dirigente o del dirigente che rappresentano. A volte possono rappresentare il proprio capo nelle riunioni o prendere decisioni in merito alla propria organizzazione. Questi non sono compiti che gli assistenti amministrativi o i segretari eseguono abitualmente. I lavori di assistente esecutivo richiedono anche un alto livello di competenza negli affari o in altre aree specifiche relative alle loro responsabilità.
I lavori di assistente esecutivo possono assumere molte forme diverse e richiedere varie responsabilità. Un assistente esecutivo che lavora per un'organizzazione senza scopo di lucro potrebbe organizzare e preparare ordini del giorno e verbali per le riunioni del consiglio. L'assistente esecutivo potrebbe lavorare con clienti, account per denaro e telefonate sullo schermo per il regista. Lui o lei può anche creare, stampare e distribuire informazioni per promuovere l'organizzazione no profit.
Un assistente esecutivo che lavora per un'azienda potrebbe riferire a un dirigente, come un responsabile distrettuale per una catena di negozi di droga, o riferire a più dirigenti. In tale veste, potrebbe essere necessario un assistente esecutivo per contattare i potenziali clienti e organizzare riunioni con loro. L'assistente potrebbe anche dover elaborare le note spese, rispondere alle chiamate telefoniche e alle e-mail e organizzare i programmi. In assenza del capo, un assistente esecutivo potrebbe essere tenuto a prendere decisioni significative.
Un'altra impostazione in cui un assistente esecutivo potrebbe lavorare sarebbe in un ufficio amministrativo del sistema scolastico. Lì, lui o lei potrebbe, ad esempio, lavorare esclusivamente con un sovrintendente o per un intero dipartimento. L'assistente esecutivo in un ambiente educativo potrebbe programmare riunioni e gestire o tenere conto del budget. Inoltre, lei o lui potrebbe programmare interviste, pianificare riunioni e sviluppare programmi del sistema scolastico. In una qualsiasi di queste posizioni, è fondamentale che l'assistente esecutivo abbia persone eccellenti e capacità organizzative.
Esistono vari gradi di esperienza e formazione richiesti per i lavori di assistente esecutivo. Alcune posizioni potrebbero non richiedere un'istruzione formale oltre a un diploma di scuola superiore. Altri possono richiedere un diploma universitario di due o quattro anni. Le persone possono anche ottenere incarichi di assistente esecutivo lavorando da una posizione di segreteria o di segreteria di livello inferiore.